Инвентаризация в магазине

Зачем и как проводить инвентаризацию в розничном магазине

Инвентаризация – это обязательная процедура для любого магазина, занимающегося розничными продажами. Она предназначена для получения фактической информации об остатке товаров, а также составления оптимизированного плана закупок. Сегодня мы хотим рассказать о том, как правильно провести инвентаризацию в розничном магазине, затратив на это минимум времени и средств.

Причины проведения инвентаризации

Основной процесс заключается в сопоставлении фактического объема остатков товара и указанного в документах количества. Таким образом можно обновить базу данных и определить, не имеют ли место халатность или хищения со стороны ответственных сотрудников.

Для чего нужна инвентаризация?

• актуализация документов по учету номенклатуры;
• определение товаров, пользующихся наименьшим спросом;
• выявление случаев хищения со стороны персонала со склада или клиентов из зала;
• определение процента усушки и порчи, а также установление причин этих процессов;
• составление плана закупок в соответствии с полученными результатами.

Отметим, что в ходе инвентаризации в розничном магазине производится не только учет ассортимента товаров, но и проверка всех материальных и нематериальных активов, в том числе, финансовых средств.

Виды инвентаризации

• Полная. Для розничных торговых точек обычно проводится 2 раза за календарный год и подразумевает проверку всего ассортимента и любых активов.
• Выборочная. Касается скоропортящихся и прочих проблемных товаров, которые могут быстро прийти в негодность в результате неправильного хранения. Проводится ежедневно или несколько раз в неделю.
• Локальная. Проверяются товары с наибольшим процентом усушки или утряски, а также входят в группу высокого риска хищения. Проводится ежемесячно или реже.
• Плановая. Проводится несколько раз за финансовый год – график составляется в начале этого периода.
• Внеплановая. Обязательна в случае выявления зафиксированных фактов хищения, при увольнении или приеме на работу материально ответственных лиц. Также процедура может быть запущена по инициативе директора магазина.
• Повторная. Назначается в том случае, когда есть сомнения в корректности полученных в ходе предыдущей инвентаризации результатов.
• Контрольная. Подтверждает достоверность подсчетов проведенной предварительно плановой инвентаризации.
  
  

Этапы проведения инвентаризации в розничном магазине

Владелец или директор розничного магазина может проводить инвентаризацию на свое усмотрение с любой частотой (не считая плановой проверки, которая должна проходить минимум раз в год, в соответствии с законодательством РФ). Но, помимо этого, есть несколько причин, по которым процедура инвентаризации также обязательна:

• выявление хищения продукции;
• высокий процент порчи товаров;
• прием в штат нового материально ответственного сотрудника;
• реорганизация магазина или его закрытие.

В любом случае инвентаризация может быть запущена только в результате решения руководства (если не имеется других причин, связанных с нарушением законодательства). Директор назначает срок начала и окончания процедуры – длительность может быть разной и зависит от типа инвентаризации, а также объема подлежащих проверке товаров и/или активов.

Этап 1. Подготовка.

На этом этапе по форме ИНВ-22 разрабатывается и утверждается приказ о проведении инвентаризации – без него результаты проверки не могут считаться действительными. В нем прописываются сроки проверки, а также состав участников комиссии. В нее должны входить материально ответственное лицо и бухгалтер. Для небольших магазинов, в которых владелец является единственным сотрудником, при обязательной ежегодной ревизии комиссия состоит из него одного. В больших магазинах директор может быть одним из членов комиссии.

Материально ответственными лицами в розничных магазинах считаются сотрудники, занимающие следующие должности:

• товаровед;
• кассир;
• директор;
• заведующий отделом;
• контролер;
• завскладом.

Этап 2. Пересчет продукции.

Чтобы не закрывать магазин на время ревизии и не нести убытки из-за простоя и истечения срока годности скоропортящихся товаров, рекомендуется заниматься этим в часы минимальной проходимости посетителей. Для ускорения и упрощения процесса можно использовать терминалы сбора данных для считывания штрихкодов.

В соответствии с законодательными нормами, при подсчете товаров необходимо соблюдать следующие правила:

• Должна быть установлены норма естественной убыли для продукции подверженной усушке или испарению.
• В бухгалтерских документах заранее устанавливается резерв снижения стоимости продукции по тем или иным причинам.
• Проверка наличия товара производится соответственно указанному в документации расположению в зале.
• При выявлении недостачи по вине или халатности конкретных сотрудников, материальная ответственность по решению руководства магазина может быть возложена на них.

Этап 3. Сравнение остатков

После окончания предыдущего этапа составляется специальный документ – счислительная ведомость, в которой отображаются расхождения (или соответствие) реального объема товара и указанного в отчетной документации. В составлении такой ведомости обязательно должен принимать участие бухгалтер (или, если такового нет, выполняющий его обязанности сотрудник).

Ведомость заполняется в двух экземплярах. Один предоставляется сотруднику, несущему материальную ответственность за товары, пересчитанные в ходе ревизии. Второй предназначен для бухгалтерской отчетности. В ведомостях указывается не только количественное расхождение между фактическим и документальным остатком, но и его причины.

По результатам инвентаризации может быть назначена повторная. Это происходит при выявлении следующего:

• недостача товара возникает из-за халатности сотрудников;
• слишком большой процент естественной убыли;
• хищение со стороны персонала.

После повторной инвентаризации (если она потребовалась) составляется новая ведомость, на основании которой подводятся итоги проверки и производится списание недостач. Итоги ревизии утверждаются соответствующим приказом директора магазина, после чего становятся возможными внесение изменений в бухгалтерскую отчетность, оформление взысканий и прочие процедуры.

Этап 4. Итоги инвентаризации.

При подведении итогов проверки на основании полученных результатов могут быть выявлены следующие виды нарушений:

• Излишки. Это продукция, присутствующая по факту на складе или в зале, но не вписанная в документацию.
• Недостачи. Товар проходит по документам, но в наличии его нет.
• Пересортица. Количество недостающих товаров одного типа равна излишку другого. В результате общее количество по документам сходится, но тип продукции указан неверно.
• Порча. Количество товара указано верно, но часть (или весь) испорчена в результате нарушения правил хранения.

При обнаружении излишков они обычно принимаются на баланс как внереализационные доходы. Все остальные варианты подразумевают санкции в отношении материально ответственных лиц или погашение суммы за счет магазина (в зависимости от причин и степени причастности сотрудников).

Инвентаризация ТМЦ в розничном магазине позволяет решить сразу несколько задач. В первую очередь это добавление актуальной информации в базу учета товаров. Также по результатам проверки могут быть выявлены недобросовестность или халатность сотрудников, хищения, нарушение условий хранения – все это после определения причин исправляется, что приводит к повышению доходности и эффективности работы персонала.