Инвентаризация является обязательной процедурой для любой организации. Сейчас многие компании вынуждены проводить переучет в связи с введением обязательной маркировки продукции.
В ходе ревизии определяется фактическое наличие остатков в складских помещениях и торговых точках.
Основанием любой инвентаризации считается приказ о ее проведении, утверждение членов комиссии.
Обязательные представители инвентаризационной комиссии:
Как правило, в состав комиссии включают кассиров, продавцов, заведующих местами хранения и пр. В процедуре могут принимать участие и другие работники, а также независимые эксперты.
После утверждения комиссионного состава ответственным лицам выдается приходная и расходная документация, отчетность о перемещении ТМЦ.
Эти бумаги передаются председателю комиссии для визирования. на них ставится пометка «до инвентаризации» с датой.
Затем материально-ответственные работники письменно подтверждают факт передачи всей необходимой документации комиссии либо в бухгалтерию.
Реализация товаров покупателям в ходе переучета возможна только в отдельных случаях. Для этого нужно письменное разрешение управляющего и главного бухгалтера. Во время проведения инвентаризации товар отпускается материально-ответственными сотрудниками в присутствии комиссии.
Следующий этап процедуры – пересчет остатков в местах хранения и точках продаж. Присутствие материально-ответственного лица обязательно.
Инвентаризация проводится по методическим рекомендациям Минфин. Приложение к приказу содержит шаблоны документов, которые нужно составлять в ходе ревизии и по ее результатам.
На момент начала подсчета составляется два образца инвентаризационной описи по форме ИНВ-3. Один образец передается на сверку в бухгалтерию, второй получает материально-ответственное лицо.
Материально-ответственные лица письменно подтверждают факт передачи документов в бухгалтерию. Расписка содержится непосредственно в бланке описи. Распиской подтверждается и факт оприходования остатков по ТМЦ, выбытия списанных наименований в расход. Делается это до начала ревизии.
Для оптимизации процедуры используются технические средства – терминалы сбора данных (портативные сканеры), предназначенные для считывания штрих-кодов. По результатам автоматически составляются инвентаризационные описи.
Фактические результаты фиксируются в описи. Вносить данные по словам участников запрещается. Отражению подлежит каждая отдельная позиция. Опись содержит сведения о товаре – артикул, наименование, количество и другие в соответствии с учетом организации.
Пересчет имущества проводится поочередно в местах хранения в соответствии с расположением объектов. По завершении ревизии в помещении и внесении данных в описи, место пломбируется. Проверяющие приступают к следующему объекту.
Если у компании не хватает своих ресурсов, то на рынке существует отдельная услуга – независимая инвентаризация.
На время перерывов описи хранятся в сейфах, в закрытых помещениях, где проводится ревизия.
Продукция, поступающая во время переучета, принимается материально-ответственным лицом, в присутствии комиссии.
Оприходованные наименования вносятся в отдельную опись – ТМЦ, которые поступили во время переучета. В документе фиксируются – дата поступления, поставщик, номер регистрации документа с датой, наименование поступления, количество, стоимость и сумма. После ревизии производится оприходование на основании товарного отчета.
Продукция, которая находится в дороге, на стадии ожидания отгрузки, неоплаченная вовремя, также подлежит внесению в отдельные описи.
После проверки остатков описи с полученными данными передаются на подписание каждому члену комиссии. Документ подписывается материально-ответственными лицами для подтверждения осуществления проверки в их присутствии. Такая расписка означает отсутствие претензий и вопросов к комиссии.
Подписанные описи передаются бухгалтерии для сверки с учетной документацией. По результатам определяются расхождения. Если они есть, необходимо подготовить сличительные ведомости для отражения излишков и недостач.
Для оприходования излишков по остаткам используется рыночная стоимость. Средства зачисляются в счет финансовых результатов либо прибавляются к приходам. Если недостача не превышает допустимые нормы, ее следует относить в производственные издержки.
Если же недостача превышает нормы, то компенсация списывается с виновных лиц. При отсутствии виновных убытки, связанные с недостачей, подлежат списанию финансовых результатов либо повышения расходов.
Документы, отражающие списание или минуса сверх допустимой нормы, удостоверяются следственными или судебными органами. Они должны подтвердить факт отсутствия причастных лиц.
