Инвентаризация силами сторонней организации может стать прекрасным решением для компаний, не желающих надолго тормозить рабочий процесс или тратить кадры на проведение переучёта. Тем не менее, если представители организации никогда раньше не сталкивались с независимой инвентаризацией, процесс подготовки к данной процедуре может вызвать ряд вопросов. Между тем, проведение инвентаризации с привлечением сторонних специалистов, в большинстве случаев более простой и понятный, нежели проведение всех мероприятий своими силами.
Как начать?
Прежде, чем начать сам процесс переучета имущества, необходимо, чтобы директор издал соответствующий приказ – приказ о проведении плановой (или внеплановой) инвентаризации. Только после того, как документ был подписан и поступил в распоряжение, начинается подготовка к проведению переучета и сбор инвентаризационной комиссии. В состав комиссии должно входить не менее трех человек, среди которых могут быть как исключительно сами работники организации, так и сторонние эксперты. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируются в книге контроля за выполнением приказов о поведении инвентаризации.
Следует отметить, что при найме сторонних аудиторов для проведения инвентаризации, имеет смысл всю инвентаризацию проводить исключительно силами нанятой организации, минимизировав участие собственных сотрудников. Это позволит решить главную задачу независимой инвентаризации – обеспечит максимальную объективность полученных данных.
Строго говоря, нет никакой разницы, ведется ли поиск подходящей сторонней организации до момента подписания приказа о начале аудита или после, однако мы рекомендуем руководителям, которые планируют внезапную инвентаризацию у себя на предприятии, заранее выбрать специалистов, которые затем будут включены в комиссию. Это ускорит процесс инвентаризации.
Аутстаффинг как способ провести инвентаризацию
Существует еще один, альтернативный, способ проведения инвентаризации на предприятии с привлечением сторонних специалистов – аутстаффинг. Данный подход предполагает, что вы проводите инвентаризацию силами собственных сотрудников, однако для решения организационных вопросов и обучения нанимаете стороннего специалиста, который координирует действия инвентаризационной комиссии и проводит обучение.
Аутстаффинг может быть «золотой серединой» между проведением полностью независимой инвентаризации и переучетом с использованием исключительно собственных сил. Преимущество данного метода в том, что он позволит вам обучить персонал для дальнейших самостоятельных переучетов, недостаток - все еще остается опасность, что кто-то из заинтересованных сотрудников может подделать документы.
Отношения между предприятием и сторонней организацией, проводящей инвентаризацию
Любые деловые отношения должны быть подкреплены договором, независимая инвентаризация – не исключение. Прежде, чем начать работу (вне зависимости от того, в каком объеме будет привлечена сторонняя организация), необходимо подписать соответствующее соглашение.
В соглашении необходимо указать:
После того, как соглашение будет подписано, руководитель и компания-аудитор могут приступать непосредственно к процессу инвентаризации имущества. По результатам проверки руководителю будет предоставлен полный отчет и, при необходимости, рекомендации по дальнейшим действиям.
Что делать после инвентаризации?
Обращаем ваше внимание на то, что привлечение сторонней организации для проведения инвентаризации вовсе не значит, что результаты проверки должны уйти «в стол». Довольно часто отчет об инвентаризации получает только директор, который и должен предпринимать дальнейшие действия. В том случае, если в ходе инвентаризации были выявлены расхождения, сведения о нарушениях не должны оставаться только в отчете частной фирмы, проводившей инвентаризацию, их необходимо отразить в бухгалтерской отчетности за текущий период и предпринять соответствующие меры, предписанные законом.
Важно! Инвентаризация, проводимая с участием частной компании, с точки зрения закона ничем не отличается от инвентаризации собственными силами предприятия.
Принимая решение о привлечении сторонних специалистов, тщательно взвесьте все «за» и «против», и обращайтесь за помощью только к проверенным компаниям с большим опытом. Компания «ПрофСостав» работает на рынке уже много лет, за эти годы мы накопили богатый практический опыт и сталкивались с самыми разными случаями. Заказывая независимую инвентаризацию у нас, вы получаете в помощь команду высококлассных специалистов, способных провести грамотный независимый анализ.
