Способ пересчета имущества с помощью «пустографки» еще несколько лет назад казался одним из эффективных способов проведения инвентаризации. Мы про этот способ помним, но все чаще выполняем работу по-другому.
Разработав программное обеспечение для мобильного устройства, мы получили отличное решение, которое позволяет решить целый ряд проблем.
Оптимизация и автоматизация давно стали неотъемлемой частью успешного функционирования компаний. Однако, чаще всего даже небольшие перемены в устоявшихся рабочих процессах становятся причиной колоссального стресса. В период отчетности, которая неизбежно сопровождается инвентаризацией, меньше всего предприниматель мечтает о дополнительном источнике головной боли. Поэтому к нам обращаются с просьбой использовать простой и проверенный временем подход: провести инвентаризацию вручную с помощью бумаги и ручки.
Звучит действительно легко и понятно: сформированная команда счетчиков вручную фиксирует наличие имущества на листе бумаги, а затем собранные данные переносятся в систему учета клиента. На практике все оказывается не так просто: процесс сопровождается существенными проблемами и ошибками, которые критически влияют на результат инвентаризации.
Проведение инвентаризации с помощью «пустографки» можно условно разделить на два трудоемких этапа: физический пересчет имущества и обработка данных.
Если для клиента важно провести инвентаризацию максимально быстро, нужно понимать, что заполнение «пустографки» вручную занимает огромное количество времени. В процессе сотруднику необходимо внимательно заполнить каждую графу в таблице. В самом простом случае в листе учета указывается штрих-код или артикул, наименование и количество. Нередко список дополняется и другими техническими характеристиками для более точного учета. Например, в «пустографке» могут указываться серийные и заводские номера, особенности эксплуатации, текущее состояние и материально ответственное лицо, за которым закреплено имущество.
Для работы с каждой единицей имущества сотруднику потребуется несколько минут. Если список номенклатуры исчисляется тысячами наименований, даже при грамотном планировании инвентаризация может затянуться на неопределенный срок и привести к нежелательным потерям. Для ускорения процесса потребуется привлечение целой команды счетчиков – а это дополнительные трудозатраты.
Обработка данных также производится вручную: необходимо максимально внимательно перепечатать информацию с листов бумаги в программу. Мобильное приложение значительно ускоряет процесс, т.к. отчеты формируются автоматически.
Заполнение «пустографки» и обработка информации вручную – достаточно монотонная работа, при которой ошибки неизбежны. Неверно указанные артикулы, орфографические ошибки и перепутанные цифры потребуют дополнительное время для перепроверки.
Теперь представим ситуацию, когда в организации прежде никогда не проводилась инвентаризация имущества, на нем нет ни штрих-кодов, ни другой маркировки. Найти все закупочные документы за длительный период так же не представляется возможным. Перед инвентаризационной комиссией стоит сложная задача – составить справочник имущества «с нуля», указав наименования самостоятельно. Для решения этой задачи мы рекомендуем использовать правило наименования, при котором сначала указывается существительное, затем определяющие прилагательные. В отдельные графы выносятся следующие характеристики: цвет, материал и дополнительные особенности.
Даже используя это простое правило, исключить человеческий фактор полностью невозможно. В ход идет креативность и субъективность восприятия, а богатство русского языка позволяет придумать десятки вариантов наименований с помощью синонимов. Такая вариативность может привести к искажению данных в системе учета: одинаковые единицы имущества будут зафиксированы как разные позиции номенклатуры.
Используя накопленный опыт, мы внедрили в мобильное приложение функцию фотофиксации. При составлении отчета мы внимательно проверяем каждую позицию, чтобы наименование точно соответствовало изображению. Приводим справочник имущества в порядок, редактируем ошибки и исключаем задвойки.
В «полевых условиях» – на складе или в торговом зале – не каждый сотрудник сможет писать максимально разборчиво. Для ускорения процесса на помощь приходят различные сокращения, которые еще сильнее затрудняют процесс обработки данных. Перенос такой зашифрованной информации из «пустографки» в систему учета становится настоящим квестом.
Листы могут быть потеряны или испорчены от пыли и влаги. Восстановить информацию даже при использовании нумерации листов и зонирования мест хранения – непростая задача.
Представим ситуацию, при которой в организации ведется учет имущества. В этом случае перед проведением инвентаризации печатаются учетные листы, в которых содержится список наименований. Задача сотрудника – найти указанные позиции и отметить их фактическое наличие на бумаге. При системном подходе, когда все локации и места хранения имущества грамотно распределены внутри команды, проблем, казалось бы, возникнуть не должно. Однако, в процессе возникают следующие сложности:
Закупка имущества в единственном экземпляре – это скорее исключение, чем правило. В идеале одинаковые наименования хранятся в одном месте, их пересчет не вызывает никаких трудностей, и сотруднику достаточно лишь указать верное количестве в листе учета. На практике все оказывается сложнее. Сотрудник, приступая к пересчету, выбирает один из двух подходов: следовать списку и искать повторяющиеся позиции по всем локациям или использовать метод сплошной инвентаризации.
Даже если список наименований отсортирован по алфавиту или относительно артикула, поиск нужной позиции вручную займет огромное количество времени. При использовании мобильного приложения для учета имущества эта проблема решается быстро: для выбора нужной позиции счетчику достаточно ввести в строку поиска ключевые слова или артикул.
Сталкиваясь с описанными выше трудностями, мы постоянно искали эффективные способы решения этих проблем и улучшения привычных методов. Инвентаризация с помощью «пустографки» действительно возможна, однако опыт показывает, что использование специализированного мобильного приложения значительно облегчает процесс и позволяет достичь главной цели – получение максимально точных и достоверных данных об имущественных запасах.
