Частота проведения инвентаризаций зависит от многих факторов, но в первую очередь от масштаба компании. Пересчет всех ТМЦ через короткие промежутки времени – подразумевает достаточно сложные и затратные по времени мероприятия, особенно, если не использовать технологии для автоматизации учета. Поэтому многие руководители крупных компаний проводят частые выборочные инвентаризации в магазине.
Проверки обычно проводятся по указанию руководителя организации или ее подразделения в следующих случаях:
В плане изначально обозначается, какие именно ТМЦ будут проверяться в ходе каждой назначенной ревизии. Преимуществом выборочной инвентаризации является упрощенное документальное оформление, так как процедура не является обязательной, подавать отчеты о ней в контролирующие органы не требуется - результаты используются для корректировки бухгалтерского учета без необходимости ждать окончания года для проведения плановой инвентаризации. Еще один плюс - не нужно полностью останавливать работу организации.
Для указания подлежащих проверки товаров и их отбора используется два способа. Первый подразумевает распределение по скорости оборота определенной номенклатуры. Так, продукция, которая продается быстрее всего может проверяться раз в месяц, ТМЦ со средней оборачиваемостью - раз в квартал, а наименее ликвидные - один или два раза в год. Но это опять же примерные цифры - все зависит еще и от типа распространяемых организацией товаров. Если речь идет о скоропортящихся продуктах, то такие сроки, конечно, неприемлемы, так как ТМЦ намного быстрее проходят свой жизненный цикл.
Во втором случае торговый зал или склад разделяются на отдельные зоны - по отделам, стеллажам или местоположению. Благодаря этому выборочная инвентаризация может проводиться последовательно по всему магазину, но единовременно затрагивает только одну из обозначенных зон, в то время как остальные работают в обычном режиме.
Как уже говорилось, закрывать торговую точку для выборочной проверки необязательно, однако в больших компаниях, когда на склад постоянно прибывают новые товары все немного сложнее. Потребуется тщательно подбирать дни, когда в определенной зоне не планируется никаких приемок или отгрузок. Но есть и более простой способ, позволяющий избежать остановки эксплуатации объекта - получение или отправление ТМЦ осуществляется в присутствии членов комиссии, которые фиксируют все в отдельном бланке, прилагающемся впоследствии к результатам проверки.
Все происходит практически так же, как и с обычной ежегодной ревизией, за исключением необходимости формировать некоторые документы.
Для оформления инвентаризации могут использоваться как стандартная форма ИНВ-3, так и любые произвольные документы, составленные с одобрения руководителя организации.
В крупных магазинах зачастую применяется практика найма нескольких сотрудников с задачей проведения регулярных ежедневных инвентаризаций. Но такой подход целесообразен в тех случаях, когда убытки от недостач превышают заработную плату выделенного персонала. Поэтому зачастую выгоднее автоматизировать учет посредством QR-кодов или RFID-меток.
Использование таких технологий вкупе со специализированным программным обеспечением позволяет значительно ускорить и упростить процесс проверки, а также избежать неточностей при ревизии, связанных с человеческим фактором. Терминал считывания данных отправляет информацию о наличии ТМЦ напрямую в ПО, так что не приходится ничего вводить вручную. В итоге для проверки даже большого объема товаров достаточно одного или двух человек.
Регулярные выборочные инвентаризации на разных участках дают возможность руководству постоянно иметь актуальные данные о фактическом количестве имеющихся в распоряжении организации основных средств. Можно осуществлять проверки силами собственных сотрудников или привлечь к этому независимых аудиторов. Обращайтесь в компанию ПрофСостав и наши опытные специалисты проведут независимую инвентаризацию в магазине или на складе в установленные сроки и предоставят точные объективные результаты в надлежащем оформлении.
