Ежегодная инвентаризация проводится в любой компании, независимо от сферы ее деятельности, так как является обязательной процедурой в соответствии с действующим законодательством.
Небольшие организации обычно не сталкиваются с серьезными проблемами при пересчете основных средств и товарно-материальных ценностей, но для крупных холдингов с большим количеством филиалов в разных регионах или даже странах, выведение централизованных итогов инвентаризации по всем отделениям - это очень сложная задача, справиться с которой можно только при четко спланированной схеме работы.
Большое число филиалов несет следующие риски при общей инвентаризации:
В мире современного бизнеса ценится не только достоверность итогов инвентаризации, но и оперативность ее проведения, так как потеря времени на простои производственных или торговых точек - это серьезные финансовые потери, особенно если дело касается организаций с разветвленной сетью филиалов. Залогом проведения проверки в соответствии с такими требованиями является правильная подготовка процесса. В сегодняшнем материале мы поговорим о том, как спланировать и провести инвентаризацию в разных отделениях компании одновременно.
Этот процесс, как и любые другие сложные задачи, лучше разбить на несколько этапов, чтобы упростить построение цепочки действий и избежать путаницы.
Перед тем, как приступать к инвентаризации, необходимо проверить и актуализировать имеющуюся базу данных:
В данном случае имеются ввиду не члены комиссии или ее председатель, а знакомый со всеми нюансами работы своего филиала сотрудник, который будет заниматься организационными вопросами для упрощения задач проверяющих. Это особенно важно при задействовании сторонних аудиторов. Так как мы говорим об одновременной проверке в нескольких отделениях, целесообразно будет назначить общего координатора, централизованно контролирующего все процессы.
На этом этапе следует ознакомиться с техническим оснащением всех филиалов, чтобы установить единый формат ведения учета и передачи информации:
В конце подготовки к инвентаризации следует провести проверку готовности технических средств, а также убедиться в том, что все привлеченные к участию в процессе сотрудники четко понимают свои задачи.
При одновременной инвентаризации в расположенных удаленно филиалах в обязательном порядке создается координационный центр. Без этого невозможна четкая согласованная работа и разделение сфер ответственности. В задачи такого центра входит синхронизация действий и информации.
При составлении расписания действий выделяется следующее:
Формируется и рассылается по всем участвующим в инвентаризации филиалам:
Не стоит ограничиваться телефонными переговорами или личным общением между сотрудниками. Для улучшения координации рекомендуется создать:
В зависимости от специфики деятельности компании, могут возникать и другие координационные вопросы, но все перечисленное выше должно быть сделано в обязательном порядке.
После окончания всех предыдущих мероприятий, следует убедиться в том, что не возникнет никаких непредвиденных трудностей, приводящих к неточности результатов или срыву сроков. Особенно это касается случаев, когда инвентаризация проводится при помощи специализированного ПО, RFID-меток и QR-кодов. Назначенные членами комиссии сотрудники должны полностью понимать принцип действия оборудования и программ. Для этого следует провести краткое обучение (так как ничего сложного в такой работе нет) и тестирование.
Еще одна причина возможных ошибок, против которой следует принять превентивные меры - несвоевременная или некорректная консолидация информации. Обязательно доведите до сведения всех членов комиссии этапы передачи данных. Лучше всего, чтобы отправкой результатов в координационный центр в каждом филиале занималось ответственное за организационные вопросы лицо.
По завершении инвентаризации наступает самый ответственный момент - добавление полученной информации в единую систему и анализ результатов. Ошибки на данном этапе могут свести на нет все предыдущие достижения и стать причиной некорректно принятых управленческих решений. Для предотвращения такой ситуации необходимо придерживаться определенного алгоритма.
Сопоставление итогов пересчета имущественных объектов проводится двумя способами, в зависимости от того, какие технические средства были задействованы в ходе проверки:
Все выявленные расхождения должны быть занесены в сличительную ведомость.
Обязательно убедитесь, что все отделения прислали отчеты в едином формате. При различии форм консолидация информации займет больше времени. Кроме того, могут быть упущены важные детали, например, в шаблоне отчета, разосланном по филиалам на подготовительном этапе присутствует столбец для внесения данных о текущем состоянии объектов, а в присланном документе он отсутствует.
Все полученные данные собираются в единую таблицу. Это может быть файл, созданный в Excel или отчет в учетной программе. На его основании создается финальный отчет по всем отделениям с указанием расхождений и прилагающимися инвентаризационными ведомостями.
Инвентаризация нескольких филиалов - достаточно сложный процесс, требующий предельной концентрации, точности исполнения указаний, понимания сотрудниками поставленных перед ними задач, а также грамотного централизованного руководства. При отсутствии должного опыта организовать такой процесс без сбоев и ошибок с первого раза вряд ли получится. Поэтому, если в вашей команде нет сотрудников, имеющих понимание структуры подобных процессов, обращайтесь в компанию ПрофСостав. Наши специалисты проведут независимую инвентаризацию нескольких филиалов в самые короткие сроки с полным соблюдением законодательных норм и пожеланий руководства.
