Плановая инвентаризация розничных магазинов одежды - обязательная процедура, предназначенная для выявления недостач и излишков как в складских помещениях, так и в торговых залах. Регулярные проверки дают возможность повысить эффективность планирования продаж и управлять запасами товаров. Но важно правильно подойти к организации данного процесса, чтобы получить корректные результаты, не допустить ошибок в оформлении финальной документации и затратить меньше времени.
Большинство руководителей сталкиваются с серьезными проблемами при ревизиях из-за неопытности сотрудников (касаемо именно инвентаризационной деятельности) и бессистемного подхода. Поэтому гораздо лучше обратиться к специалистам компании "Профсостав". Профессиональные сотрудники проведут проверку в самые короткие сроки в полном соответствии с установленными на законодательном уровне правилами.
Но, если вы все же решили провести инвентаризацию в магазине одежды силами собственного коллектива, этот материал может оказаться вам полезен. Мы дадим несколько советов по подготовке к ревизии, оптимизации работы комиссии и минимизации затраченного времени, что является критичным фактором для торговых точек с высокой проходимостью.
Следует обратить внимание и на документацию. Проверьте учетную систему, чтобы определить незавершенные сделки (например, находящиеся в пути на склад товары поставщика или неоплаченные закупки клиентов. При обнаружении таковых составьте необходимые документы и добавьте к остальным. Если у вас нет электронной учетной программы, распределите всю отчетность по группам номенклатур на бумажных носителях.
Помимо брака, следует заранее отделить от основной массы товары, определить происхождение и наименование которых сразу не представляется возможным - например, из-за поврежденной бирки, отсутствия артикула. Если подобных вещей оказалось достаточно много, желательно выделить одного из сотрудников для корректировки или добавления новых бирок.
Составление детализированного плана - основа любого успешного мероприятия. Поэтому необходимо сформировать четкий график с учетом установленных сроков и намеченных работ, а также дополнительного времени на случай форс-мажорных обстоятельств. Обязательно поставьте старших по отдельным участкам или категориям номенклатур из наиболее ответственных и опытных сотрудников.
При разделении персонала на группы, один или два члена комиссии должны принимать промежуточные результаты от разных групп и суммировать их в процессе. Назначение ответственных лиц и членов комиссии обязательно должны быть вписаны в приказ руководителя об инвентаризации.
Все помещения, в зависимости от их площади, следует разбить на отдельные секторы. Внутри небольшого склада это не требуется, а для крупного хранилища или торгового зала станет верным решением. Можно назначить каждой из зон кодовое название. Не следует забывать и обеспечении членов комиссии всем необходимым для работы - если сотрудники начнут бегать за новыми ручками или распечатывать недостающие документы в ходе проверки, будет потеряно много времени.
Учитывая специфику товаров в магазине одежды, можно сказать, что пересчитывать одни позиции сложнее, чем другие. Например, обувь следует проверять не только на наличие, но и на парность для отсутствия пересортицы из-за перепутанных размеров или моделей.
Для обеспечения точности результатов используется метод верификации, состоящий из нескольких уровней. Так сначала сотрудники перепроверяют подсчеты, а затем назначенный старшим за группу производит выборочный осмотр. Но сразу скажем, что такой подход отнимает больше времени, поэтому все зависит от объема работ и позиции руководителя. Также следует запускать повторный пересчет, если в определенной зоне возникло более чем 5-типроцентное расхождение с учетными документами.
В магазинах одежды часто устраиваются распродажи и акции, в связи с сезонностью или выходом той или иной вещи из моды. Чтобы не перепутать такие товары с обычными, рекомендуется вносить их в отдельный раздел в ведомости. Также лучше использовать специально распечатанный чек-лист для устаревших коллекций.
В первую очередь, после закрытия магазина одежды в день инвентаризации, рекомендуется проверить все кабинки – многие покупатели просто оставляют в них не понравившиеся предметы гардероба после примерки. Создайте группу из нескольких сотрудников для обнаружения оставленных клиентами вещей и их складирования в одной отдельной зоне. Также в качестве одной из задач данной группе можно вменить поиск упавших под стеллажи товаров.
Для более удобного визуального восприятия информации сформируйте таблицы с помощью специальных программ (при наличии учетной системы не составит никакого труда). Излишки возникают в магазинах одежды достаточно редко, в связи со спецификой данного бизнеса. Поэтому основное внимание уделяется недостачам. Здесь очень полезным будет примененное в ходе проверки зонирование. Благодаря этому вы сможете точечно определять уровень расхождений по сравнению с предыдущим периодом выявить ответственного за этот участок сотрудника и сопоставить количество посетителей с числом недостач. В современных магазинах повсеместно установлены камеры, поэтому выявить виновных в хищениях (если таковые имели место) не составит труда.
Итак, подводя итоги всего сказанного, можно сделать вывод, что правильная организация проверки в магазине одежды позволит добиться следующего:
По завершении проверки и заполнения документов принимаются меры в отношении ответственных за недостачу или МОЛ. Если таковые не выявлены, недостаток списывается как прочие расходы. Важно грамотно заполнить документы с результатами проверки, в противном случае взыскать ущерб не получится. Во избежание проблем с инвентаризацией в магазине одежды, рекомендуем обращаться в компанию "ПрофСостав". Наши специалисты проведут независимую инвентаризацию в соответствии со всеми нормами в установленные сроки.
