В результате допущенных при подготовке к инвентаризации товарно-материальных ценностей , непосредственно в процессе ревизии или в ходе оформления результатов ошибок, сотрудники налоговой службы имеют право признать ее итоги недействительными, что при ведет к тем же последствиям, что и полный отказ от данной процедуры. В нашем сегодняшнем материале мы поговорим о том, какие недочеты при инвентаризации случаются чаще всего и как их избежать.
Существует множество причин, которые приводят к признанию результатов проверки недействительными. С одной стороны, они могут показаться неопытному и не разбирающемуся в юридических тонкостях человеку мелочами, но по факту несоблюдение даже самого незначительного пункта правил проведения инвентаризации является почвой для возникновения очень серьезных неприятностей. Причем, это касается не только штрафов и проблем с контролирующими органами.
Например, если проведенная с нарушениями проверка выявила недостачу ТМЦ, получить возмещение от материально ответственного лица будет чрезвычайно затруднительно, если вообще возможно. Поэтому необходимо следовать не только духу, но и букве закона. Рассмотрим какие ошибки возникают на разных этапах ревизии.
Ошибки при подготовке
Подготовительный этап не менее важен, чем сама проверка, так как несоблюдение последовательности действий сделает дальнейшую работу напрасной, так как результаты не будут признаны легитимными. Итак, перечислим главные ошибки на начальном этапе.
- Отсутствие приказа о проведении инвентаризации, а также его неполное или некорректное содержание. К примеру, не указаны даты проверки, нет подписи руководителя, не обозначены подлежащие проверке объекты и т.п. Этот документ должен составляться в полном соответствии с требованиями, так как именно с него начнут проверку законности инвентаризации аудиторы.
- Не соответствующие объему работ сроки. Так, если крупная компания с большим количеством отделений указывает, что проверка всех объектов заняла 1 день, это дает повод сотрудникам ФНС считать, что инвентаризация ТМЦ проведена только формально, а на самом деле никакого пересчета имущества не было. Правда, здесь есть нюанс - если указано, что использовались современные технологии типа RFID-меток и сканеров, процедура действительно не занимает много времени, но данное обстоятельство должно быть зафиксировано документально и подтверждено фактическим наличием этих меток на принадлежащих организации ТМЦ. В любом случае, указанные в приказе об инвентаризации и прочей документации сроки должны быть правдоподобными и логично соотноситься с проделанной работой.
- Неправильное формирование состава инвентаризационной комиссии. Самой главной ошибкой многих руководителей в большинстве случаев является назначение одним из проверяющих материально ответственного лица. Такие сотрудники не имеют права входить в состав комиссии в связи с наличием личной заинтересованности в том, чтобы проверка не выявила недостачи или порчу объектов собственности организации.
- Не предоставлены расписки. Прежде чем переходить непосредственно к пересчету ценностей, члены комиссии должны получить в свое распоряжение все приходно-расходные документы, а также расписки, составленные материально ответственными лицами об их передаче в бухгалтерию. В данных расписках приводится перечень всей делегированной документации. Это необходимо, чтобы не возникало путаницы с получением или отгрузкой ТМЦ непосредственно в ходе проверки. Если такое происходит, вновь поступившие или убывшие объекты включаются членами комиссии в отдельный перечень. Отсутствие расписок не позволяет с уверенностью утверждать, что никакие документы не были оформлены задним числом уже после начала инвентаризации, результатом чего является подтасовка итогов.
Недочеты на этапе проверки
На этом этапе подводных камней куда больше, чем в ходе подготовки, поэтому мы рассмотрим самые очевидные и распространенные из них.
- На объекте нет материально ответственного лица или одного из членов комиссии. Это легко проверяется отсутствием подписи указанных сотрудников на инвентаризационных документах - если ее нет, значит и человек при проверке не присутствовал. Даже наличие уважительной причины - больничного, отпуска, отгула и т.п. - не делает такую инвентаризацию легитимной. Поэтому, если один или несколько участников процесса объективно не имеют возможности выполнять свои функции, есть 2 возможности решить данную проблему. Первая - приостановка проверки с изменением дат до возвращения челна комиссии или МОЛ. Вторая - издание дополнительного указа с назначением замены. Но этот способ подходит исключительно для случаев, касающихся членов комиссии, так как заменить материально ответственное лицо нельзя.
- Пропущена процедура инвентаризации резервов. Она необходима для выявления перерасхода или недостатка ТМЦ и основных средств в отчетный период и составления на основании полученных результатов планового объема резервов организации на следующий год. Отсутствие документов, подтверждающих факт проведения проверки резервов или допущенные в них ошибки приводят к увеличению суммы налоговых выплат.
- Не проверялись дебиторская и кредиторская задолженности. Первое может привести к штрафу за сокрытие доходов. Проверка позволяет уточнить в какие именно сроки были погашены задолженности контрагентов перед организацией и внести финансовые средства в документы бухгалтерского и налогового учета. Что касается кредиторской задолженности, то здесь не выполненная проверка выливается не в санкции от контролирующих органов, а к просрочке выплаты долга, что впоследствии приведет к судебным разбирательствам и дополнительным расходам.
- Формальное отношение к инвентаризации малоценных объектов. Например, в опись не вносятся инвентарные номера компьютерной техники или же номера внесены, но нет описания технических характеристик или моделей мониторов, видеокарт и т.п. Последнее может привести к возможности подмены качественного нового оборудования на старые, а возможно даже не функционирующие составляющие. Поэтому следует в обязательном порядке вносить в инвентаризационные документы как можно более полную информацию обо всех объектах.
- В акты и описи не включаются данные об обнаруженных излишках. Многие руководители и неопытные члены комиссий расценивают инвентаризацию исключительно как способ выявить недостачи и несущих за них ответственность лиц. Но на самом деле фиксация излишков - не менее важный момент, так как все имеющиеся в распоряжении организации материальные или нематериальные активы должны быть поставлены на бухгалтерский учет, иначе любой имеющий доступ к таким объектам может без каких-либо последствий присвоить их себе - формально их в принципе не существует.
- Объект не опечатан на время проверки. Независимо от того, находятся члены комиссии и МОЛ внутри помещения или покинули его в связи с окончанием рабочего дня, либо обеденным перерывом - ни один сотрудник, а, тем более, постороннее лицо, не должны иметь возможность попасть на объект. Если участники проверки покидают его даже на непродолжительное время, необходимо опечатать вход. При этом, описи и прочая подобная документация должны храниться в сейфе, доступ к которому есть только у членов комиссии. Так можно получить гарантию, что заинтересованные сотрудники, например, МОЛ, не внесут в них несанкционированные записи, чтобы скрыть недостачу.
Ошибки при оформлении результатов
Этот этап завершающий, так что к нему тоже необходимо отнестись со всей внимательностью, чтобы приложенные усилия не пропали зря. Итак, что может пойти не так после окончания инвентаризации?
- Неправильная хронологическая последовательность оформленных документов. Такое нарушение особенно часто случается при использовании управляющих программ типа 1С. При выводе печатных форм на бумажные носители на них в обязательном порядке проставляется время распечатки. Поэтому следует начинать формирование и печать документации по порядку. Сначала инвентаризационная опись, далее сличительные ведомости и в самом конце акты с итогами проверки. Если перепутать очередность, сотрудники контролирующих органов могут прийти к выводу, что инвентаризация имела место исключительно на бумаге, но по факту ревизия не проводилась, либо она носила чисто формальный характер.
- Не перечеркнуты оставшиеся чистыми строки на бланках описей. Члены комиссии обязаны проставлять прочерки или зачеркивать свободные строки знаком в виде латинской буквы Z, чтобы никто не мог внести дополнительные записи после завершения проверки и заверения документа подписями проверяющих. При подаче описей с не зачеркнутыми полями, результаты проверки аннулируются и все придется делать заново.
- Отсутствуют необходимые записи или подписи членов комиссии. На последней странице документа в обязательном порядке должно находится подтверждение того, что материально ответственный сотрудник присутствовал при проверке и согласен с ее результатами. Указанное лицо должно указать Цены, итоги проверил и поставить свою подпись. Если эти элементы отсутствуют взыскать материальный ущерб в случае недостачи с МОЛ не получится. Ну а отсутствие подписей хотя бы одного из членов комиссии даже на одном единственном документе приводит к признанию результатов проверки недействительными.
В заключение
Мы рассказали о наиболее распространенных ошибках, которые допускают при инвентаризации руководство организаций и участники процесса. Но на самом деле их гораздо больше, поэтому лучше доверить процесс опытным специалистам. Сотрудники компании «ПрофСостав» проведут независимую инвентаризацию любых объектов в полном соответствии с требованиями актуальных законодательных актов в отведенные на это сроки. Обращайтесь к нам, и вы получите точные результаты независимой проверки, оформленные надлежащим образом.
