Инвентаризация – ответственная процедура, в ходе которой могут возникнуть определенные сложности и ошибки. Кроме того, это обязательная процедура, которая проводится всеми организациями перед составлением годовой отчетности. Как говорят – предупрежден, значит вооружен.
Что нужно знать, чтобы инвентаризационный акт не вызвал вопросов со стороны налоговой инспекции? Как избежать недоимок и штрафных санкций? Отвечают эксперты компании Профсостав.
Примечательно, что некоторые типовые ошибки возникают еще в ходе подготовки. Есть определенные факторы, из-за которых результаты могут быть признаны недействительными и даже самые маленькие недочеты могут привести к большим проблемам. Если вы не хотите вникать в нюансы процедуры и решите отдать данную работу экспертам, для которых провести инвентаризацию без ошибок – это обычная рутинная работа, то наши специалисты с радостью вам помогут. Если решите делать самостоятельно, то ниже представлены типовые ошибки, которых нужно постараться избежать.
Всем известно, что для проведения мероприятия необходим соответствующий приказ. Он должен быть составлен корректно. В документе должны быть прописаны следующие пункты:
Если что-то будет упущено, налоговики вправе признать результаты недействительными. При этом работодатель не сможет взыскать материальную компенсацию за понесенный ущерб с работника.
Акт может быть признан недействительным не только из-за отсутствия в нем сроков, но и ввиду их неправдоподобности. Если крупная компания выделит один день на проверку ценностей по всем участкам, у налогового органа возникнут подозрения об отсутствии проведения фактической проверки. Формальные данные признаны не будут.
Сроки должны быть сопоставимы с объемом работ. Причем переучет нужно проводить не ранее 1 октября и не позднее 31 декабря отчетного года.
Если не успели завершить проверку до конца года, можно продолжить в следующем году. Ничего страшного в этом нет. Главное – завершить до подачи баланса за год. Сложности могут возникнуть в связи с необходимостью приостановления перемещений ТМЦ с нового года до завершения проверки. Если такой возможности нет, нужно исключить из фактических остатков расход и поступление с 1 января.
В составе инвентаризационной комиссии не должно быть материально ответственного лица. Но этот сотрудник должен присутствовать во время переучета.
До начала мероприятия у членов комиссии должны быть на руках расписки материально ответственных лиц, а также подотчетных сотрудников о сдаче всех приходных и расходных актов в бухгалтерию. Поступления и отчисления фиксируются в отдельной описи.
При отсутствии расписок и появлении приходно-расходных документов во время переучета, результаты могут быть недостоверными. Итог – двойная работа, вопросы со стороны налоговой, отсутствие возможности взыскать недостачу с виновных лиц.
Итоги будут признаны недостоверными, если окажется, что хотя бы один участник процедуры отсутствовал во время проверки. Это очень легко проверить – достаточно заглянуть в табель больничных и отпусков. Опять же можно говорить о формальном характере инвентаризации.
По итогам переучета резервов составляются резервы на следующий год, отражаются превышенные расходы по текущему периоду. Ошибка в расчете резервов может привести к начислению дополнительных налогов.
Это может грозить просрочкой сроков списания задолженности по кредитам. Следствие – доходы по списаниям не будут отражены в отчетной документации. Инспекция вправе начислить пеню и штрафы.
В таком случае вы не сможете оценить точный объем обязательств, не будете иметь достоверной информации касаемо исковой давности, не сможете правильно спланировать расходы по спорным задолженностям. ФНС вправе выдать отказ в учете затрат по формированию резервных средств. Кроме того, для организации это чревато повышением налогов, начислению пеней и штрафов.
После того, как комиссия уходит из помещения, где находятся ТМЦ, оно подлежит опечатыванию. Это может быть во время обеденного перерыва, в конце рабочего дня. Описи должны храниться в шкафу, а лучше – в сейфе. При несоблюдении данного условия может произойти хищение, а в описях могут появиться недостоверные записи.
Налоговая служба расценит такие факты как нарушение порядка инвентаризации. Следовательно, результаты будут признаны недостоверными.
Порядок следующий:
При оформлении результатов нужно обратить внимание на время составления документов, которое прописано в описях и сличительной документации. Время должно отображаться с поминутной точностью на распечатанном листе.
Также нужно соблюдать последовательность по времени. В первую очередь составляется инвентаризационная опись, а только после этого можно переходить к составлению сличительной ведомости и актов по результатам. Путаница может рассматриваться как формальное проведение проверки.
Если отсутствует запись «Цены, итоги проверил» от материально ответственного лица, а также нет его подписи на последнем листе описи, с него нельзя будет взыскать компенсацию по недостаче.
Если внесенные правки не были заверены подписями всех членов комиссии. Итоги не будут признаны достоверными. Для исправления ошибки, ее нужно перечеркнуть, а над ней прописать верное значение.
Документы подписываются всеми членами комиссии и материально ответственными лицами.
Остались вопросы? Задайте их экспертам компании Профсостав, для которых "независимая инвентаризация" является основной услугой последние 10 лет.