Москва+7 (495) 540-50-48
Санкт-Петербург+7 (812) 425-35-85

e-mail

insta

вк

Пресс-центр

Пресс-центр

img-svg

Обзор ошибок в инвентаризации, которые могут привести к недоимкам и штрафу

Инвентаризация – ответственная процедура, в ходе которой могут возникнуть определенные сложности и ошибки. Кроме того, это обязательная процедура, которая проводится всеми организациями перед составлением годовой отчетности. Как говорят – предупрежден, значит вооружен.

Что нужно знать, чтобы инвентаризационный акт не вызвал вопросов со стороны налоговой инспекции? Как избежать недоимок и штрафных санкций? Отвечают эксперты компании Профсостав.

Примечательно, что некоторые типовые ошибки возникают еще в ходе подготовки.  Есть определенные факторы, из-за которых результаты могут быть признаны недействительными и даже самые маленькие недочеты могут привести к большим проблемам. Если вы не хотите вникать в нюансы процедуры и решите отдать данную работу экспертам, для которых провести инвентаризацию без ошибок – это обычная рутинная работа, то наши специалисты с радостью вам помогут. Если решите делать самостоятельно, то ниже представлены типовые ошибки, которых нужно постараться избежать.

Ошибки на подготовительном этапе

1. Наличие пропусков в приказе о проведении инвентаризации.

Всем известно, что для проведения мероприятия необходим соответствующий приказ. Он должен быть составлен корректно. В документе должны быть прописаны следующие пункты:

  • Дата начала и окончания переучета;
  • Состав инвентаризационной комиссии;
  • Список имущественных ценностей и обязательств для проверки;
  • Порядок проведения процедуры.

Если что-то будет упущено, налоговики вправе признать результаты недействительными. При этом работодатель не сможет взыскать материальную компенсацию за понесенный ущерб с работника.

2. Неправдоподобные сроки.

Акт может быть признан недействительным не только из-за отсутствия в нем сроков, но и ввиду их неправдоподобности. Если крупная компания выделит один день на проверку ценностей по всем участкам, у налогового органа возникнут подозрения об отсутствии проведения фактической проверки. Формальные данные признаны не будут.

Сроки должны быть сопоставимы с объемом работ. Причем переучет нужно проводить не ранее 1 октября и не позднее 31 декабря отчетного года.

Если не успели завершить проверку до конца года, можно продолжить в следующем году. Ничего страшного в этом нет. Главное – завершить до подачи баланса за год. Сложности могут возникнуть в связи с необходимостью приостановления перемещений ТМЦ с нового года до завершения проверки. Если такой возможности нет, нужно исключить из фактических остатков расход и поступление с 1 января.

3. Некомпетентные члены комиссии.

В составе инвентаризационной комиссии не должно быть материально ответственного лица. Но этот сотрудник должен присутствовать во время переучета.

4. Отсутствие расписок по приходной и расходной документации.

До начала мероприятия у членов комиссии должны быть на руках расписки материально ответственных лиц, а также подотчетных сотрудников о сдаче всех приходных и расходных актов в бухгалтерию. Поступления и отчисления фиксируются в отдельной описи.

При отсутствии расписок и появлении приходно-расходных документов во время переучета, результаты могут быть недостоверными. Итог – двойная работа, вопросы со стороны налоговой, отсутствие возможности взыскать недостачу с виновных лиц.

Ошибки в ходе инвентаризации


5. Отсутствие одного из членов комиссии либо материально ответственного лица.

Итоги будут признаны недостоверными, если окажется, что хотя бы один участник процедуры отсутствовал во время проверки. Это очень легко проверить – достаточно заглянуть в табель больничных и отпусков. Опять же можно говорить о формальном характере инвентаризации.

6. Не выполнили проверку резервов.

По итогам переучета резервов составляются резервы на следующий год, отражаются превышенные расходы по текущему периоду. Ошибка в расчете резервов может привести к начислению дополнительных налогов.

7. Не выполнили проверку кредиторки.

Это может грозить просрочкой сроков списания задолженности по кредитам. Следствие – доходы по списаниям не будут отражены в отчетной документации. Инспекция вправе начислить пеню и штрафы.

8. Не выполнили проверку дебиторки.

В таком случае вы не сможете оценить точный объем обязательств, не будете иметь достоверной информации касаемо исковой давности, не сможете правильно спланировать расходы по спорным задолженностям. ФНС вправе выдать отказ в учете затрат по формированию резервных средств. Кроме того, для организации это чревато повышением налогов, начислению пеней и штрафов.

9. Оставили открытым доступ к инвентаризационным объектам.

После того, как комиссия уходит из помещения, где находятся ТМЦ, оно подлежит опечатыванию. Это может быть во время обеденного перерыва, в конце рабочего дня. Описи должны храниться в шкафу, а лучше – в сейфе. При несоблюдении данного условия может произойти хищение, а в описях могут появиться недостоверные записи.

Налоговая служба расценит такие факты как нарушение порядка инвентаризации. Следовательно, результаты будут признаны недостоверными.

Как выполнить переучет при отсутствии возможности временно заморозить движение товарно-материальных ценностей

Порядок следующий:

  • Назначьте материально ответственного сотрудника, который будет принимать ТМЦ в присутствии комиссии;
  • Данные по приходу должны вноситься в отдельную опись (поступления во время переучета). Они не учитываются в проверяемое имущество;
  • Выдача ТМЦ должна осуществляться при наличии разрешения в письменной форме, выданного руководителем или главным бухгалтером, также в присутствии комиссии;
  • Выдача отражается в отдельной описи (ТМЦ, которые отпускаются во время переучета). Если они еще не вносились в описи, их нужно отразить в результатах с учетом количества выданных единиц.

Итоговые ошибки

10. Непоследовательное оформление актов.

При оформлении результатов нужно обратить внимание на время составления документов, которое прописано в описях и сличительной документации. Время должно отображаться с поминутной точностью на распечатанном листе.

Также нужно соблюдать последовательность по времени. В первую очередь составляется инвентаризационная опись, а только после этого можно переходить к составлению сличительной ведомости и актов по результатам. Путаница может рассматриваться как формальное проведение проверки.

11. Отсутствие обязательных записей и подписей.

Если отсутствует запись «Цены, итоги проверил» от материально ответственного лица, а также нет его подписи на последнем листе описи, с него нельзя будет взыскать компенсацию по недостаче.

Если внесенные правки не были заверены подписями всех членов комиссии. Итоги не будут признаны достоверными. Для исправления ошибки, ее нужно перечеркнуть, а над ней прописать верное значение.

Документы подписываются всеми членами комиссии и материально ответственными лицами.

Если материально ответственный сотрудник отказывается участвовать в инвентаризации

  • Предложите ему подписать согласие о своем присутствии при пересчете;
  • Попросите работника предоставить письменное обоснование причины отказа от присутствия на переучете. На основании этого документа можно составить акт по отсутствию. Вместо него можно привлечь независимых экспертов, которые смогут подтвердить факт отсутствия нарушений в хорде проверки;
  • Составьте приказ о необходимости провести инвентаризацию без присутствия материально ответственного сотрудника;
  • Везде, где должны быть его подписи, сделайте отметки об его отсутствии с указанием причины. Каждая подписывается членами комиссии.

Остались вопросы? Задайте их экспертам компании Профсостав, для которых "независимая инвентаризация" является основной услугой последние 10 лет.

Связаться с менеджером