Почти каждый предприниматель, работающий в сфере торговли или оказания услуг вынужден содержать склад с товарами. При этом для эффективной работы компании необходимо поддерживать порядок в складских помещениях и постоянно вести учет всех имеющихся позиций – для этого стоит регулярно проводить инвентаризацию. Команда «ПрофСостав» подготовила 6 советов, которые помогут провести инвентаризацию на складе быстро и качественно.
Совет №1: Проводите регулярный учет
Несмотря на то, что инвентаризация склада является достаточно трудоемким и масштабным процессом, пренебрегать ей никак нельзя – без полного понимания остатков товара достаточно сложно грамотно управлять продажами, что ведет к убыткам. Для получения контроля за ситуацией на складе, инвентаризацию стоит проводить ежемесячно – таким образом вы не только будете всегда иметь полное представление о количестве товара, но и сможете снизить случаи краж или недобросовестной работы своего персонала, ведь постоянные инвентаризации позволяют держать сотрудников в тонусе.
Совет №2: Выбирайте удобное время
Поскольку инвентаризация складских помещений, как правило, занимает достаточно длительный период времени, обязательно продумайте, когда именно вы планируете ее проводить. Обычно выбирается один из двух вариантов, каждый из которых имеет свои преимущества и недостатки:
Инвентаризация в рабочее время. В этом случае будьте готовы к тому, что в работе компании могут возникнуть сложности, ведь ваши сотрудники будут заняты учетом, а склад придется, по сути, закрыть - во время инвентаризации движение товаров на складе должно быть сведено к минимуму.
Инвентаризация в выходные дни. Если ваша организация не работает по выходным, то стоит выбрать именно субботу или воскресенье для проведения инвентаризации – тогда не придется ограничивать отгрузку и приемку товаров, однако необходимо будет оплатить сверхурочную работу своих сотрудников.
Совет №3: Соблюдайте все формальности
Для правильной организации инвентаризации не забудьте о выполнении всех основных формальных действий: выпустите приказ о проведении инвентаризации, определите состав инвентаризационной комиссии, а также проверьте, что все необходимые документы на товары, находящиеся на складе приведены в порядок. Эти действия значительно упростят проведение инвентаризации и помогут избежать хаоса. Продумайте, достаточно ли людей, входящих в комиссию для быстрого проведения инвентаризации – если нет, то необходимо создать счетные комиссии, которые будут инвентаризировать отдельные участки складских помещений.
Совет №4: Автоматизируйте процесс
Автоматизация – залог сведения к минимуму ошибок во время инвентаризации и значительного ускорения всего процесса в целом. К сожалению, в одночасье добиться этого невозможно, ведь необходимо внедрить систему учета, позволяющую при помощи специального сканера считывать штрихкоды товаров. В этом случае практически исключаются ошибки при учете, вызванные человеческим фактором, а инвентаризация проводится в несколько раз быстрее.
Совет №5: Будьте готовы к сложностям
Инвентаризация на складе подразумевает, что во время пересчета продукции, новые товары не должны отгружаться на склад, а существующие позиции не должны его покидать для отгрузки клиентам или передачи на другие складские помещения. Однако, такой подход вызывает определенные неудобства и фактически парализует бизнес на время инвентаризации. Заранее продумайте, как вы будете справляться с подобными сложностями.
Совет №6: Правильно оформляйте результаты
Проверьте все инвентаризационные акты по окончании пересчета – проконтролируйте наличие подписей всех членов комиссии, а также правильность заполнения документов. После этого произведите сверку полученных результатов с предыдущим подсчетом, и в случае обнаружение необоснованного недостатка товаров, проведите внутреннее расследование и при необходимости накажите виновных.
Своевременно проводите инвентаризацию на складе и полностью контролируйте работу своего бизнеса. Для проведения быстрой и качественной инвентаризации склада, обратитесь в компанию «ПрофСостав» - наши специалисты организуют грамотную и оперативную инвентаризацию для вашей компании.
