Денежные средства актуальны для любой организации. И не последнюю роль в этом играют те, что находятся в кассе. Своевременная проверка их состояния станет гарантом их сохранности. Важно знать, как правильно провести подобную инвентаризацию. Весь алгоритм, по которому проводится инвентаризация кассы, отражен в соответствующих статьях законодательства. Целью такого мероприятия будет не только фактический контроль на настоящий момент, но и возможное выявление ошибок в расчетах, которые могли сделать материально ответственные лица.
Зачем нужно инвентаризировать кассу?
Как и любая другая ревизия, подобная процедура может быть как плановой, так и внеплановой. Предпосылки для проведения каждой следующие:
Для планового мероприятия предусмотрены нормативно регламентированные случаи. В каждой организации регламент их проведения дополнительно оговариваются и документально заверяются в документах компании.
Вне этого инвентаризировать кассу можно в любое другое время для того, чтобы проверить добросовестность лица, которое будет материально ответственно за нее.
Факторы для запуска процесса могут быть разными - от передачи имущества до составления отчетности за год. Также сюда могут войти смена лиц, которые несли материальную ответственность за кассу. Конечно же, очень важен и фактор хищений. Сюда же входят ликвидация или реорганизация предприятия и любые форс-мажорные случаи.
Во втором аспекте ревизию кассы проводят, если выявлены какие-либо ошибки в денежных расчетах или же руководство просто желает усилить внутренний контроль.
Также в основе может лежать требование любых контрольных органов (например, в интересах следствия).
Ответственное за процесс лицо
Самым правильным решением будет организация специальной комиссии,
которая будет действовать постоянно. Если объем работ на предприятии большой, то комиссия может создавать временно. Её состав будет утверждаться руководством на основании специальных приказов, распоряжений или постановлений.
Кто из сотрудников «достоин» того, чтобы быть представителем такого состава?
Обычно это:
В каком порядке будет идти весь процесс?
Правильный алгоритм проведения такого мероприятия следующий:
Перед тем как начать проведение мероприятия, следует прекратить операции по денежным средствам.
Необходимо предоставить все нужные документы.
Материально ответственные сотрудники дают подтверждение того, что вся документация была сдана в бухгалтерию предприятия, все поступления оприходованы, а выбывшие средства отправлены в расходные книги.
Непосредственно сам процесс будет представлять собой подсчет той наличности, которая на данный момент находится в кассе. Это происходит под наблюдением всех
членов комиссии. Полученный результат сравнивается с той суммой, что предоставлена в документации. Сверка происходит по всем показателям.
Результат всего этого мероприятия может быть следующим:
Итоги проведения мероприятия
Все полученные результаты отражаются в соответствующей документации по строго установленным унифицированных формам ИНВ-15, ИНВ-16. Если выявлена недостача, то уже руководитель будет решать вопрос об удержании средств с материально-ответственного лица. Недопустимы и излишки (они могут быть в результате халатности ответственных сотрудников). Все это оформляется регламентированными бухгалтерскими проводками с должной основательностью.
