Независимо от сферы деятельности компании и ее правовой формы, перед сдачей ежегодной отчетности необходимо проведение итоговой инвентаризации. Эта процедура позволяет установить фактический объем имеющихся в распоряжении организации товарно-материальных ценностей, нематериальных активов, а также дебиторских или кредиторских задолженностей, и внести коррективы в бухгалтерскую документацию, во избежание последующих санкций со стороны контролирующих органов. Сегодня мы расскажем обо всех нюансах ежегодной инвентаризации и о том, как не допустить ошибок при ее проведении в 2024 году.
На конец 2024 года актуальными остаются Методические указания по инвентаризации, утвержденные приказом Министерства финансов №49 от 13.06.1995 с корректировками, внесенными 08.11.2020. Но уже сейчас можно руководствоваться положениями ФСБУ/28.2023, который вступил в юридическую силу, хотя исполнение новых правил станет обязательным с 1 апреля 2024 года.
Если было решено перейти на новый стандарт заранее, руководитель должен:
Основная задача, решающаяся посредством ежегодной инвентаризации, заключается в том, чтобы удостовериться в корректности данных бухгалтерской отчетности, посредством их сопоставления с полученной перед началом проверки информацией. Также производится проверка полноты отображения в бухгалтерском учете финансовых обязательств организации.
Если разобрать по пунктам, то инвентаризации подлежат:
Не подлежат обязательной проверке при итоговой инвентаризации:
Заранее скажем, что проверка активов может быть проведена в любое время в период с 1 октября по 31 декабря, а результаты инвентаризации финансовых обязательств должна указываться в документации по состоянию на последний день года.
Подготовительные мероприятия включают в себя несколько последовательных шагов.
Оформляется в произвольной форме или по общепринятому стандарту ИНВ-22, но в любом случае документ должен содержать следующую информацию:
Перечень сотрудников или сторонних специалистов вносится в приказ, описанный в предыдущем пункте. Также руководитель может издать отдельный приказ. В состав комиссии могут быть включены как сотрудники организации, так и привлеченные со стороны профессиональные аудиторы.
Мы рекомендуем обратиться к специалистам компании ПрофСостав. В таком случае вы можете быть уверены, что итоговая инвентаризация пройдет в кратчайшие сроки и с в полном соответствии с положениями регулирующих процедуру законодательных актов. Опыт сотрудников компании позволяет гарантировать отсутствие ошибок как в ходе самой проверки, так и при оформлении документации, в то время, как собственный персонал вряд ли занимается инвентаризацией на постоянной основе и знаком со всеми нюансами процесса – даже крупные компании далеко не всегда вводят для этого отдельные штатные единицы.
Это включает в себя не отправленную в бухгалтерию до начала инвентаризации приходно-расходную документацию, а также расписки от МОЛ, свидетельствующие об оприходовании всех поступивших в их распоряжение ТМЦ, а также о списании некондиционных объектов.
Способы проверки и подсчетов зависят от типа активов:
Основными документами, в которые вносятся результаты проверки, являются описи и инвентаризационные акты. Помимо этого, при необходимости к ним прилагаются записи по замерам, взвешиванию, а также объяснительные от МОЛ, относительно обнаруженных нарушений – недостач, пересортицы, не оприходованных ТМЦ и т.п.
Во избежание ошибок все документы рекомендуется составлять по группам в соответствии с их подотчетностью определенным материально ответственным лицам и местам хранения, а единицы измерения и номенклатура должны быть идентичны используемым бухгалтерском учете.
Также желательно составлять отдельную опись для фиксации некондиционных ТМЦ, которые невозможно привести в пригодное для использования состояние, для последующего принятия решения по поводу продажи по сниженным ценам (например, вышедший из строя дорогостоящий бытовой прибор, можно реализовать по запчастям), списания и т.п. Также заводится отдельный акт, содержащий сведения о неликвидных малоценных и скоропортящихся ТМЦ, не списанных до старта процедуры итоговой инвентаризации. В этот документ следует внести причины порчи имущества, возможность использования для каких-либо сторонних целей (если есть) и срок эксплуатации.
Документы должны быть заверены подписями всех членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц. Каждое из указанных лиц может внести собственные комментарии, если результаты представляются ему сомнительными или некорректными. При отсутствии подписи хотя бы одного из членов комиссии или МОЛ, результаты проверки считаются недействительными, так что на этот нюанс следует обратить особое внимание.
Еще одна рекомендация на случай, если инвентаризация продолжается более 1 дня, заключается в ограничении доступа к объекту всем, кроме членов комиссии и МОЛ вплоть до окончания процедуры.
При выявлении несоответствий составляются сличительные ведомости по стандартизированным формам. Для ТМЦ это ИНВ-19, а для нематериальных активов и основных средств – ИНФ-18. Далее все результаты обобщаются и вписываются в сводную ведомость по форме ИНВ-26.
После окончания проверки все документы рассматриваются на заседании инвентаризационной комиссии. В его ходе составляются рекомендации по внесению изменений в бухгалтерский учет, в соответствии с полученными результатами. Протокол заседания вместе с включенными в него рекомендациями и составленной во время проверки документацией передается руководству организации для принятия окончательных решений, которые утверждаются соответствующим приказом.
Обнаруженные в ходе проверки расхождения фактического объема активов с указанными в первичной документации данными, необходимо отразить в бухучете. Так как на этом этапе причины всех несоответствий уже известны, можно легко распределить их по отдельным статьям:
Если были выявлены виновные в недостаче или порче имущества материально ответственные лица или другие сотрудники, с них может быть взыскана его стоимость. В зависимости от решения руководства взыскание может осуществляться по частям с заработной платы или в судебном порядке.
Итоговая инвентаризация – серьезная процедура, к которой необходимо отнестись с максимальной ответственностью. Привлечение собственных сотрудников в состав комиссии чревато ошибками по неопытности последних и не полного знания всех нюансов законодательных норм. Поэтому лучше обратиться в компанию ПрофСостав, специализирующуюся на профессиональном проведении данной процедуры и заказать независимую инвентаризацию.
