Инвентаризация кассы – это фактический пересчет наличия денежных средств кассы предприятия, документальная фиксация полученных результатов.
Мероприятие позволяет: выявить фактическое наличие кассовых средств, сопоставить фактические результаты с бухгалтерской документацией, а такде проверить качество и корректность ведения учета.
Количество контрольных проверок кассы, длительность, порядок и время проведения процедуры устанавливает руководитель предприятия. Устанавливать условия необходимо в соответствии с общеустановленным порядком проведения кассового переучета (Методические указания Минфина).
Инвентаризация может быть обязательной (регламентированной) или добровольной (назначается по решению руководства). Что касается добровольной проверки, основания проведения определяются внутри организации.
Регламентированная проверка проводится в ряде случаев:
Процедура включает несколько шагов. Первый – издание приказа.
Основанием для проверки кассовых средств является приказ. Его издает руководитель по унифицированной (ИНВ-22) или свободной форме (утвержденной внутренней политикой компании).
Если в организации используются собственные формы, этот факт должен быть прописан в политике учета.
В приказе содержатся следующие сведения:
Состав комиссии утверждается по усмотрению руководителя. Обязательно в ней должны присутствовать следующие лица:
В комиссию могут быть включены штатные или аутсорсинговые (независимые) аудиторы. Материально ответственный работник (кассир) в комиссию не входит, но его присутствие на переучете обязательно.
Для получения фактического состояния в кассе проводится подсчет всех банковских купюр и монет. Подсчет проводят относительно всех имеющихся наличных средств, вне зависимости от валюты.
При пересчете должны присутствовать все члены комиссии, материально ответственный сотрудник. Комиссия отвечает за достоверность фиксации полученных результатов, корректность и соблюдение сроков отражения материалов переучета. Если во время процедуры отсутствует хотя бы один представитель комиссии, действительность результатов может встать под вопрос.
Результаты сопоставляют с данными кассовой книги.
Выводы по инвентаризации могут быть следующими:
Результаты в обязательном порядке вносятся в инвентаризационный акт.
Итоги переучета вносятся в специальный акт, отражающий наличие денежных средств. Акт может быть унифицированным (ИНВ-15) или утвержденным внутренней политикой компании.
прямо перед началом переучета материально ответственный сотрудник (кассир) расписывается в акте для подтверждения факта передачи приходных и расходных документов в бухгалтерию, а также оприходования поступлений, списания выбываний.
Сумму в акте указывают цифрами и прописью. Если выявлен излишек либо недостача, то в документе указывается точная сумма.
В акте прописывают последние кассовые ордеры по приходу и расходу. Председателем визируются ордеры, в которых указывается «до инвентаризации», дата проверки. Это выступает в качестве бухгалтерского основания для фиксации остатка по кассе до начала пересчета.
Каждый член комиссии и председатель подписывают акт. В конце документа материально ответственный сотрудник подтверждает росписью, что средства, прописанные в акте, пребывают под его материальной ответственностью.
В случае выявления недостачи или излишка средств в кассе, на обороте акта предоставляются разъяснения, список виновных (если известно кто это). Здесь также нужно указать решения начальника относительно итогов переучета. Он может выдать распоряжение на имя кассира на возврат недостачи либо выписать документ о списании из средств компании.
Выявленный излишек в кассе может быть оприходован и записан в «прочие доходы» (внереализационный). Доход отражается днем, когда оформляются результаты переучета.
Недостачу списывают на виновных, она может быть отражена во внереализационных расходах. Если известно, по чьей вине имеется недостача, руководитель вправе потребовать компенсацию от материально ответственного лица. Средства могут быть отчислены из зарплаты на счет кассы либо внесены сотрудниками.
Любое решение подтверждается соответствующим приказом.
