Инвентаризация запчастей – это важное мероприятие, которое обусловлено несколькими факторами:
- Естественное снижение запасов имущества, связанное с распылением, усушкой, порчей и пр.;
- Ошибки сотрудников в ходе приема ТМЦ, что приводит к неточностям учета;
- Отклонения от точных значений по причине временных неполадок технического оборудования;
- Воздействие стихийных бедствий, техногенных катастроф;
- Несанкционированное распоряжение имущественными ценностями предприятия со стороны ответственных сотрудников (кражи, повреждение, неправильные замеры и пр.).
Все это так или иначе приводит к изменениям фактических остатков хозяйственных ресурсов, которые невозможно своевременно отразить в учетных данных.
Цели инвентаризации запчастей
Инвентаризация зап. частей позволяет решить ряд важных задач:
- Определение фактического количества по производственным запасам (как в целом, так и для материально ответственных лиц);
- Выявление излишков, брака, товара и имущества, подлежащего списанию;
- Оценка сохранности имущественных ценностей компании;
- Определение недочетов первичного учета, выявление ошибок и других издержек;
- Обоснование достоверности баланса.
Инвентаризация на предприятиях проводится в соответствии с регламентированными законодательными актами.
Условия, когда переучет является обязательным
- Смена владельца, управляющего и материально ответственных лиц;
- Перед формированием отчетности за год;
- При выявлении кражи и недобросовестных действий со стороны сотрудников;
- Перед остановкой деятельности компании (ликвидации);
- По запросу судебных приставов и контролирующих инстанций.
Виды переучета запчастей
В зависимости от задач, на предприятии может проводиться инвентаризация в нескольких формах:
- Частичная. Проводится по отдельным видам имущества;
- Сплошная. Проверке подлежит все имущество, закрепленное за материально ответственным лицом;
- Выборочная. Проверяются ТМЦ определенных видов;
- Плановая/внеплановая. Проводится планово либо не запланировано (соответственно). Во втором случае назначается по усмотрению руководства при наличии оснований.
Есть еще одна классификация:
- Перманентная инвентаризация – непрерывная (проводится в конкретные дни);
- Повторная – проводится при условии несоблюдения порядка в ходе первичного переучета.
Инвентаризация проводится после того, как распорядитель (руководитель) издает соответствующий приказ и определяет состав инвентаризационной комиссии.
В состав комиссии включаются:
- Один из руководителей компании;
- Главный бухгалтер;
- Руководство по подразделения;
- Профильные специалисты.
Основные этапы работы
- Подготовка. На этом этапе проводится анализ объекта, устанавливается пломба на складском помещении запчастей, проверяется корректность измерительного оборудования. Завскладом предоставляет расписку о предоставлении приходной и расходной документации в бухгалтерию. На момент переучета все ценности должны быть оприходованными и списанными по факту.
- Основной этап. Здесь проводится снятие фактических остатков, то есть запасы пересчитываются, измеряются, взвешиваются и т.д. Все данные вносятся в опись по инвентаризации – первичный документ. На этих ведомостях проставляется нумерация, а на каждую страницу вносятся данные о натуральных измерениях числами и буквами. Документы подписываются каждым членом комиссии.
- Описи должны быть составлены в двух образцах – первый передается материально ответственному лицу, второй – в бухгалтерию. Описи можно заполнять как при помощи вычислительных приборов, так и вручную. Помарки и исправления не допускаются. Наименования ценностей, а также их количество необходимо указывать в учетных единицах.
- Внесение правок. Допущенные ошибки исправляются на каждом экземпляре – ошибки зачеркиваются, а вместо них прописываются верные данные. Исправлять данные по товарам можно в письменном виде с последующим утверждением всеми членами комиссии.
- После завершения составления описи, материально ответственными лицами дается расписка о том, что проверка проводилась в их присутствии, и они не имеют никаких претензий к остальным участникам процедуры.
- В конце проверки все описи отправляются в бухгалтерию для сверки данных учета с результатами инвентаризации. Расхождения фиксируются в сличительной ведомости, где расхождения отражаются как в величинах, так и в денежном эквиваленте. Материально ответственные лица должны предоставить пояснение в письменном виде по каждому выявленному расхождению. По итогам составляется протокол, в котором изложены детали и причины несоответствия. К ответственности могут привлекаться виновные лица.
Если ревизия запчастей выявит ошибки, допущенные материально ответственными лицами, о них следует проинформировать комиссию до того, как откроется склад.
Если в ходе инвентаризации возникает необходимость принять поступление, то делается это в присутствии комиссии. Документы визирует председатель и вносит в них соответствующую отметку. Принятый товар не включается в опись.
Если документы на запасные части поступили во время переучета, они включаются в первый отчет – его составляют материально ответственные лица после мероприятия.
Товар в плюсе относят к прибыли предприятия, недостачу распределяют между материально ответственными лицами (либо ответственное лицо).
