На любом онлайн-ресурсе, занимающемся продажами, как и в обычном магазине, время от времени возникают несовпадения фактического количества остатков с указанным в документации. Для предотвращения таких ситуаций или устранения их последствий необходима инвентаризация.
Такая проверка позволяет выявить причины нестыковок и принять меры по их предотвращению в дальнейшем.
Процедура инвентаризации в онлайн-магазине немного отличается от того, как это происходит в обычных торговых точках. Сегодня мы рассмотрим все нюансы этого процесса.
Основной целью инвентаризации в интернет-магазине является определение расхождений между данными по остаткам в системе учета товаров и их фактическим количеством на складе. В ходе инвентаризации могут быть выявлены недостатки оптимизации складских работ. Но здесь следует учитывать, что у онлайн-магазина может вообще не быть своего склада, например, если торговля ведется по дропшиппингу. Тогда в процессе инвентаризации производится только проверка учетной программы и корректности поступающей в нее информации.
Инвентаризация в интернет-магазине проводится в следующих случаях:
Кроме перечисленного, согласно законодательству РФ, каждая организация должна в обязательном порядке проводить ежегодную инвентаризацию – интернет-магазины не исключение.
Все зависит в первую очередь от объема товарооборота, поэтому процедура может занять как несколько часов, так и несколько дней. Это же влияет на количественный состав инвентаризационной комиссии. При небольших объемах проверку может провести один человек, являющийся по документам ответственным лицом (например, продавец-консультант или владелец). Но если на складе тысячи наименований товаров, понадобится полноценная команда менеджеров.
Также длительность процедуры зависит и от типа проверки. Локальная инвентаризация проводится в отношении товаров, пользующихся наибольшим спросом и находящихся на общем с оффлайн-магазином складе. При выборочной происходит проверка номенклатуры в повышенной группе риска – то есть, с учетом остатков которой возникают регулярные проблемы. Эти 2 варианта не займут много времени, а вот полная инвентаризация – долгосрочный процесс, так как в ее ходе приходится проверять каждый товар, сканировать штрихкоды, заносить большие массивы информации в инвентаризационные ведомости.
Одним из самых серьезных отличий и преимуществ инвентаризации в онлайн-магазине является отсутствие необходимости прекращать торговлю на время проведения процедуры. То есть, если проведение инвентаризации по плану займет 3 дня, оператор может без проблем принять заказ у клиента и назначить трехдневный срок доставки.
Если перед началом инвентаризации в оффлайн-магазине необходимо подготовить большое количество документов (издать приказ, утвердить состав комиссии и т.п.), то в интернет-магазине это не особенно нужно. Самое главное убедиться, что работа сайта и процедура инвентаризации не будут мешать друг другу и количество остатков будет корректно синхронизироваться. Для этого в некоторых CMS предусмотрен специальный режим, хотя можно просто суммировать текущие остатки в ходе инвентаризации в отдельном документе и после ее окончания внести данные в общую систему учета.
Самое главное на предварительном этапе инвентаризации – определить ее основную цель и донести это до сотрудников, которые будут принимать участие в проверке. Также необходимо продумать как максимально автоматизировать процесс, чтобы он занял меньше времени.
Порядок проведения процедуры определяется в зависимости от особенностей деятельности площадки. Следует учитывать количество источников данных – если параллельно с интернет-магазином с одного склада, получает продукцию торговая точка, работающая в оффлайне, их будет больше.
Это основной этап инвентаризации, в ходе которого необходимо пересчитать все имеющиеся на складе товары. Процесс намного упрощается, если на товары нанесен штрихкод (хотя сложно представить себе современный магазин, в котором это не практикуется). Поэтому достаточно будет просто отсканировать каждую позицию. В ходе пересчета может выявится как недостача товаров, так и его переизбыток. Если ассортимент скоропортящийся, инвентаризация также подразумевает определение срока годности товаров (информация содержится в штрихкоде).
После окончания проверки информация по остаткам добавляется в систему учета или в специальную инвентаризационную ведомость. Далее производится сравнение с цифрами в текущей документации и выводится процент расхождения. Нормальным отклонением считается когда несовпадение составляет не более 5%. Но даже при таком результате необходимо определить причину расхождений, чтобы получить возможность принять меры по оптимизации складских процессов.
В большинстве случаев источником проблемы является неправильно настроенная или неэффективная электронная система учета. В таком случае необходимо внести коррективы в ее конфигурацию или полностью заменить во избежание проблем в дальнейшем. Но нельзя исключать и человеческий фактор – например, принимая от поставщика большую партию мелких товаров, ответственный сотрудник склада не вскрывает упаковки для пересчета, а просто сверяется с указанным на них количеством.
В основном цели и процедура инвентаризации в оффлайн-магазинах совпадают с аналогичным процессом для торговых онлайн-площадок, но для последних она значительно упрощена, хотя и требует внимательности. Провести проверку можно своими силами, но лучше пригласить независимых экспертов компании ПрофСостав. Опытные сотрудники сделают всё быстро и грамотно, а также предоставят максимально объективные и корректные результаты.
