В каждой организации рано или поздно происходит смена материально-ответственных лиц. В таком случае во избежание проблем и финансовых потерь важно правильно организовать процесс и провести инвентаризацию.
Последнее является обязательной процедурой, без которой невозможна передача дел. Отдельно следует сказать о коллективной материальной ответственности. В таком случае инвентаризация должна проводиться в обязательном порядке в случае увольнения руководителя или замены более 50% текущего персонала.
При передаче дел от одного МОЛ другому оформляются следующие документы:
Понятие «Материальная ответственность» обозначает, что в обязанности лица, занимающего определенную должность, входит возмещение ущерба при недостаче или порче имущества, поэтому данная обязанность должна быть оформлена документально.
Смена материально-ответственного лица обычно происходит при увольнении сотрудника или при его переводе на другую позицию в штате. Независимо от того, по какой причине проводится инвентаризация, приказ руководителя организации является обязательным документом. Стандартизированной формы не существует, поэтому каждая компания может разработать собственный вариант.
Помимо этого, необходимо заключить со вступающим в должность сотрудником типовое соглашение, фиксирующее факт материальной ответственности, которая может быть частичной или полной. Такая форма должна быть разработана и унифицирована, чтобы избежать расхождений в каждом отдельном случае. Кроме того, не стандартизированный документ с большой вероятностью не будет иметь законной силы.
В связи с этим в приказе о назначении МОЛ должно в обязательном порядке присутствовать следующее:
Помимо этого, при смене материально-ответственного лица используются должностные инструкции и локальные нормативные акты. Соглашение о смене МОЛ может сопровождаться дополнениями.
Согласно статье 248 Трудового кодекса РФ обращение в правоохранительные или судебные органы, при установлении вины материально-ответственного лица в возникновении недостачи, не обязательно, если сумма не превышает среднемесячный оклад сотрудника. В таком случае достаточно приказа руководителя о взыскании с указанием суммы, которая должна быть вычтена из заработной платы сотрудника. Приказ должен быть выпущен не позднее, чем через месяц после того, как установлена точная сумма недостачи по результатам оценки ТМЦ. Такой подход возможен, если материально-ответственное лицо остается в штате (при переводе на другую должность).
При увольнении МОЛ, стороны могут заключить соглашение о возмещении ущерба, как разовым платежом, так и в рассрочку. Необходимо наличие письменного обязательства с точными датами выплат в пользу компании.
При коллективной материальной ответственности соглашение о возмещении ущерба заключается со всеми сотрудником в отдельности. Это необходимо для понимания того, какую сумму должен внести каждый из них.
В некоторых случаях возмещение ущерба невозможно без обращения в суд:
Оценка ущерба производится уже не сотрудниками компании, а независимыми экспертами. Порядок и сумму выплат определяет суд. Подать судебный иск в отношении уволенного сотрудника можно в течение года после установления факта недостачи. Но при наличие уважительных причин заявление может быть принято и по прошествии этого срока.
Компания может провести инвентаризацию при смене материально-ответственного лица собственными силами, но лучше обратиться к независимым аудиторам. Специалисты компании ПрофСостав проведут учет в максимально короткие сроки и с полным соблюдением всех установленных норм, а также требований руководства организации.