Пресс-центр

Реалии современного бизнеса таковы, что любая организация, независимо от сферы своей основной деятельности, использует компьютеры и оргтехнику. Такое оборудование является неотъемлемой частью инфраструктуры компаний малого, среднего и крупного бизнеса, так как представить себе обмен информацией и ведение учета без компьютерных технологий сегодня уже решительно невозможно. Как и любые другие материальные активы, находящиеся на балансе, компьютеры и все связанное с ними дополнительное оборудование должны проходить регулярную инвентаризацию. Сегодня мы решили рассмотреть специфику инвентаризации офисных компьютеров и оргтехники с помощью специализированного программного обеспечения.

Основные особенности процесса инвентаризации компьютерной техники

Инвентаризация компьютеров в офисе позволяет контролировать сохранность оборудования за счет сверки действительного наличия имущества с учетной информацией. Под термином "инвентаризация компьютерной техники" следует понимать проверку следующих элементов:

• Основной группой подлежащих проверке активов являются системные блоки, серверы, ноутбуки, а также планшеты.
• Помимо этого, производится пересчет дополнительных элементов - коммутаторы, роутеры, концентраторы и прочих необходимого для функционирования локальной сети оборудования.
• Мониторы, колонки, UPS, принтеры и МФУ, а также подключаемых к ПК периферийных компонентов, таких как мышь или клавиатура.
  
  

Инвентаризация компьютеров и комплектующих в офисах организаций проводится для достижения следующих целей:

• Проверка соответствия приведенных в бухгалтерском учете данных по поводу наличия на балансе оборудования реальному положению дел.
• Списание устройств, выработавших свой ресурс и не подлежащих ремонту.
• Составление перечня простаивающего оборудования.
• Корректировка выделяющегося на закупку и содержание компьютерной техники бюджета для повышения эффективности расходования финансовых средств.
• Получение актуальной информации касательно стоимости находящегося на балансе имущества с учетом амортизации и прочих факторов.
• Повышение дисциплины персонала, а, особенно материально ответственных лиц и непосредственных пользователей компьютеров.

Если инвентаризация компьютерной техники проводится собственными силами организации, необходимо включить в комиссию сотрудников администрации, бухгалтерии и IT-отдела. Но лучше доверить процесс опытным аудиторам компании «ПрофСостав». В таком случае вы сможете быть уверены, что все пройдет в полном соответствии с требованиями законодательства. Кроме того, привлечение специалистов по инвентаризации позволяет гарантировать получение точных и объективных результатов.

Оптимизация процесса проверки

Одной из особенностей инвентаризации компьютерной техники является возможность максимально ускорить и автоматизировать процесс пересчета. Для этого достаточно иметь доступ к локальной сети на уровне администратора и программное обеспечение. Загрузить подобный софт можно из интернета или заказать коробочную поставку. Принцип действия всех подобных программ примерно одинаков, поэтому вы можете выбирать из разработок различных производителей - особенной разницы не заметите.

В первую очередь необходимо обеспечить четкую и отлаженную интеграцию всего имеющегося в распоряжении организации компьютерного оборудования в единую сеть. Затем следует установить заблаговременно приобретенный программный комплекс на центральный сервер или компьютер, который будет исполнять функцию основного, и действовать по следующему алгоритму:

• Запустите программу и перейдите к работе с модулем, определяющим подключенные к сети устройства.
• Такие модули обычно работают по единому принципу - происходит отправка запроса по поводу состояния каждой единицы компьютерного оборудования и оргтехники. Информация, полученная программой, позволяет определить количество и исправность имеющейся в распоряжении организации техники.
• ПО формирует отчет с указанием полученных данных, что позволяет пользователям оперировать актуальной информацией.
  
  

Использование подобных программ для инвентаризации компьютеров через сеть имеет ряд преимуществ перед пересчетом вручную:

• Возможность стандартизировать формы отчетов и инвентаризационных актов в соответствии со спецификой ведущегося в организации учета.
• Получение результатов инвентаризации в течение нескольких минут.
• Отсутствие необходимости нарушать рабочий режим или привлекать сотрудников к сверхурочному труду.
• Нулевая вероятность ошибок по причине человеческого фактора, способных возникать при проверке вручную.
• Помимо наличия компьютеров и связанной с ними техники, проверка с помощью такого софта позволяет определить состояние программного обеспечения.

Таким образом комиссия может планировать свою работу, не задумываясь о графике прочих членов персонала, так как инвентаризация компьютеров посредством учетной программы никоим образом не мешает повседневной деятельности.

Оформление полученных результатов в бухгалтерском учете

После получения результатов инвентаризации технический специалист, работавший с ПО, передает их заранее назначенным членам комиссии. После этого, они должны принять к сведению обнаруженные расхождения (если таковые имеются) и определить причину их возникновения. Далее члены комиссии составляют рекомендации по отражению в учетной документации полученных результатов. Они должны быть добавлены в отчетность не позднее окончания месяца, в котором проводилась проверка. В годовой бухгалтерский отчет эти данные должны вноситься до 31 декабря.

В случае обнаружения недостачи все убытки относятся на счет 94. Если недостача учитывается с учетом амортизации и выработки ресурса оборудования, ущерб фиксируется в виде остаточной суммы. Если было установлено, что вина за недостачу или порчу оборудования лежит на одном из сотрудников, руководство организации может взыскать финансовые средства с него. При отсутствии указаний на виновника ситуации, компьютерная техника списывается за счет финансового результата. Точно таким же образом оформляются потери оргтехники и мобильных устройств.

Если в ходе проверки были обнаружены излишки, их необходимо поставить на баланс. Оценка производится на основании среднерыночной стоимости оборудования на момент проведения инвентаризации. Для оценки необходимо пригласить независимого эксперта в области IT-технологий, который составит соответствующий документ.

Периодичность инвентаризации офисных компьютеров

Установленная в офисе компьютерная техника и сопутствующие устройства являются основными активами компании. Поэтому порядок их инвентаризации ничем не отличается. Проверка проводится не реже, чем раз в 3 календарных года, а результаты должны оформляться до завершения отчетного периода. Но, при этом, руководство организации может запланировать ревизию в любое время – законодательные норму не ограничивают количество ежегодных инвентаризаций. Более того, существует несколько причин, по которым проводятся внеочередные проверки:

• Увольнение материально ответственного сотрудника и прием в штат нового человека.
• Прекращение действия трудового соглашения с одним или несколькими специалистами IT-департамента.
• Преднамеренное нарушение работоспособности компьютера или случайная порча техники.
• Объявление о банкротстве, ликвидации или реорганизации структуры компании.
• Форс-мажорные обстоятельства (пожар, стихийное бедствие и т.п.).

Помимо этого, руководитель может инициировать проверку в связи с подозрением хищения комплектующих компьютеров. Нередко случаются ситуации, когда недобросовестные сотрудники могут менять современные аппаратные ресурсы на устаревшие комплектующие. Например, вместо новой мощной видеокарты устанавливается отработавшая свое модель (или графический адаптер просто извлекается, в результате чего компьютер продолжает работать на встроенном в материнскую плату).

Как подготовиться к инвентаризации офисных компьютеров?

Данная процедура хоть и имеет собственные особенности, должна проходить в соответствии с правилами, установленными для обычной инвентаризации, установленными законодательными актами РФ. Рекомендуется изначально присвоить каждое устройство инвентарным номером и прикрепить к нему соответствующую этикетку. Это значительно упрощает проверку в ручном режиме без использования программного обеспечения. Также можно добавить на такую бирку личные данные материально ответственного сотрудника, наименование организации и другие данные, позволяющие идентифицировать предмет.

Поэтапно процесс подготовки к инвентаризации офисных компьютеров выглядит следующим образом:

Издается приказ руководителя с указанием сроков и причин проведения проверки, заверенный его подписью и печатью. Также в этом документе указывается состав членов комиссии и ее председатель. Если принято решение пригласить специалистов компании "ПрофСосстав" приводятся их личные данные, которые можно запросить при оформлении заказа.

• При проверке (неважно, с использованием программного обеспечения или ручным способом) должны присутствовать материально ответственные лица. Однако при этом они не могут входить в состав комиссии во избежание фальсификаций, так как являются заинтересованной стороной.
• Членам комиссии предоставляются учетные документы с перечнем имеющегося на балансе организации оборудования.
• Производится непосредственный пересчет офисных компьютеров и связанного с ними оборудования с занесением результатов в инвентаризационные описи, составлением докладных записок и прочей документации, свидетельствующей о наличии или отсутствии того или иного устройства.
• Подводятся итоги проверки. Полученная информация добавляется в стандартизированный или разработанный специально для организации с учетом специфики ее деятельности инвентаризационный акт.

Докладные записки составляются в том случае, когда комиссия обнаруживает непригодное к дальнейшему использованию компьютерное оборудование. В таких документах указываются причины выхода компьютеров из строя (если удалось их точно идентифицировать).

В заключение

При необходимости провести плановую или внеплановую инвентаризацию, вы можете обратиться к специалистам компании "ПрофСостав". Наши сотрудники сделают все в полном соответствии с законодательными нормами и предоставят точные результаты в самые короткие сроки.