Инвентаризация оборотной тары: как пересчитать поддоны и ящики на складе

На рампе стоят восемь пустых поддонов. Кладовщик говорит, что утром их было десять. Прежде чем искать недостачу, загляните в зону отгрузки: на двух поддонах могли собрать заказ, который еще не уехал. Для комплектовщика эти поддоны уже заняты, для водителя еще не получены, для комиссии оба пока на складе. Количество зависит от того, на какой вопрос отвечает ведомость.

При инвентаризации склада полезно получить два разных итога: сколько оборотной тары физически находится на площадке и сколько своей тары предприятие может подтвердить, в том числе за ее пределами.

Что считать одной единицей

Ящик с крышкой может числиться комплектом, а может проходить по двум разным позициям. Десять сложенных контейнеров, стянутых лентой, — это десять штук, а не одно место.

Возьмите для примера два похожих ящика из разных партий. По каким признакам счетчик должен их различить? Запишите размер, конструкцию дна, форму борта или другое заметное отличие рядом с кодом позиции. Цвет помогает найти нужную стопку, но не доказывает принадлежность ящика. Если одинаковой синей тарой пользуются два поставщика, одной отметки «синяя» будет мало.

Уточните, что закодировано в маркировке. Код типа может быть одинаковым у сотни ящиков. Терминал, настроенный отбрасывать повторные сканирования такого кода, оставит в результате один ящик из ста. Попробуйте задание на двух предметах до начала обхода: для количественного учета должна сохраниться пара, для поэкземплярного — два разных номера. Тестовые записи в итог не включайте.

Пройдите путь тары от ворот до ворот

Начните с приемки и двигайтесь вслед за тарой: место распаковки, хранение пустой тары, подбор, экспедиция. Включите участок мойки и место, куда отставляют сломанные ящики. На мойке отметьте, какие тележки с грязной тарой уже пересчитаны. За каждым таким участком закрепите человека и обозначьте, с какой стороны проходят границы.

У стеллажа смотрите не только на товар. Если под коробками виден поддон, уточните его тип и запишите в ведомость тары с адресом ячейки. Сам товар считают в своих единицах. Номер грузового места для отгрузки помогает найти палету, но не заменяет номер самого поддона, если тот учитывается поштучно с индивидуальной меткой.

В стопке вложенных ящиков нижние борта могут быть почти не видны. Не умножайте высоту соседней полной стопки на число стопок в ряду. Пересчитайте доступные борта, проверьте неполные ряды и загляните в верхний ящик: внутри иногда лежат крышки. Для недоступного штабеля согласуйте перестановку с работником склада. До осмотра отметьте «не проверено», а не расчетное количество как установленный факт.

На площадке и за ее пределами

У каждой записи оставьте три независимых признака: где тара, кому принадлежит и в каком состоянии. Например, строка «рампа № 2, поставщик А, три пустых исправных поддона» полезнее записи «поддоны — 3». Рядом укажите основание для определения владельца: маркировку в связке с документом приемки, номер передачи или согласованный реестр обмена.

Тару, которую предстоит вернуть поставщику, не исключайте из физического счета. Она действительно занимает место на складе. Но ее нельзя прибавлять к собственному остатку. И наоборот: свои ящики у покупателя не обнаружатся при обходе рампы. По ним нужны записи о передаче и возврате, а при необходимости — подтверждение контрагента на дату сверки. Отметьте способ проверки, чтобы результат по документам не выглядел как личный осмотр.

Если машины продолжают приходить

Выберите момент, к которому приводите остаток. Допустим, в 10:00 пересчитали 18 пустых ящиков. В 10:20 водитель вернул еще четыре, а в 10:40 шесть ящиков со склада отправили поставщику. Если других движений не было, на 11:00 в этой зоне должно остаться 16: к восемнадцати прибавили четыре и вычли шесть. Важно, чтобы оба движения относились именно к этой зоне, типу и владельцу.

Сохраните исходную запись «18 в 10:00», а движения запишите рядом с номерами документов. Тогда при повторном счете можно восстановить ход событий. Запись на шесть выданных ящиков не уменьшает остаток второй раз, если машина выехала до того, как комиссия пересчитала зону. Время оформления накладной и время фактической передачи проверяйте раздельно.

Как разобрать расхождение

Предположим, в учете на площадке числятся 40 собственных поддонов. Комиссия нашла 31 пустой и девять под товаром. В сумме ровно 40, но у двух пустых поддонов подтвержден другой владелец. Физический итог остается 40, собственных найдено 38. Где еще два своих, пока неизвестно. Проверьте документы последних отправок и участки, на которых не удалось осмотреть груз снизу. Подгонять принадлежность под общий итог не нужно.

Сломанный поддон тоже не исчезает в день поломки. Зафиксируйте его в месте осмотра, опишите повреждение и отделите от готовых к выдаче. Решение о ремонте, возврате или изменении учетной записи принимают отдельно. Для сверки товарно-материальных ценностей важно сохранить исходное наблюдение, даже если объект пока нельзя использовать.

Если к пересчету привлекаете «ПрофСостав», передайте схему зон, перечень типов тары и образец документа обмена. Заранее назовите места, где для осмотра нужен погрузчик или сотрудник смены. Так в итоговой ведомости останутся конкретные вопросы — по владельцу, месту или движению, — на которые склад сможет ответить без повторного обхода всех ворот.