Любая организация сталкивается с дебиторскими и кредиторскими задолженностями на постоянной основе, а, следовательно, должна вести учет этих обязательств. Для исключения ошибок и неточностей необходимы регулярные инвентаризации. Процедуры могут проводиться как в обязательном (перед сдачей годовой отчетности и прочих обстоятельствах, предусмотренных законодательными нормами), так и в добровольном порядке (по указанию руководителя).
В первом случае главной целью инвентаризации дебиторских и кредиторских задолженностей является выявление просроченных выплат по обязательствам, с последующим изменением в отчетности в соответствии с полученными результатами.
Инициатором процесса в любом случае является руководство организации, но основные причины могут быть разными. Во многом они зависят от специфики ее деятельности. В частности, если это касается регулярных закупок и реализации ТМЦ, дебиторские и кредиторские задолженности могут возникать намного чаще, чем в других сферах бизнеса. В связи с этим, инвентаризация должна проводиться чаще, чем раз в год – желательно ежеквартально – чтобы оперативно вносить коррективы в текущую отчетность.
Дебиторские и кредиторские задолженности регистрируются на различных расчетных счетах, поэтому при инвентаризации каждый из них рассматривается на предмет конкретных долгов.
Проведение инвентаризации в обоих случаях происходит по определенному алгоритму, который позволяет практически полностью исключить ошибки. Это не какой-то строгий регламент, а рекомендация от специалистов компании «Профсостав», имеющих большой опыт в проведении инвентаризации дебиторских и кредиторских задолженностей.
Сверка документов по расчетам с клиентами, контрагентами и любыми сторонними организациями. Происходит непосредственно перед началом инвентаризации. При этом составляются акты сверки, в которые вносятся данные, полученные в результате анализа обеими сторонами. Эту процедуру необходимо провести даже в том случае, если по основной отчетности за выбранный для проверки период никаких взаимодействий между сторонами не было – в результате сверки могут всплыть документы, не принятые на учет по невнимательности сотрудников или какой-то другой причине.
Формирование и выпуск приказа о проведении инвентаризации. Этот документ определяет состав комиссии, сроки проведения проверки, а также подлежащие сверке взаиморасчеты. Теоретически при плановой ежегодной проверке, заранее включенной в список намеченных мероприятий организации, такой приказ не обязателен, но по факту он все же нужен, чтобы конкретизировать цели инвентаризации и избежать проблем с составлением отчетности. Комиссия может состоять из собственных сотрудников, имеющих соответствующую квалификацию для проведения подобных проверок, а также сторонние аудиторы. Специалисты компании «Профсостав» проведут инвентаризацию в установленные сроки с гарантией точных и корректных результатов.
Непосредственно сама инвентаризация. В ходе процедуры суммы на учетных счетах взаиморасчетов с кредиторами и дебиторами сверяются с информацией в отчетной документации, договорах и приложениях к ним, а также в актах сверки. На основании этого анализа выявляются просроченные задолженности и причины их возникновения.
Оформление полученных результатов. Данные заносятся в инвентаризационный акт по форме ИНВ-17. После заполнения документ должен быть заверен подписями всех членов комиссии и заверен руководителем компании. Если хотя бы один из проверяющих, указанных в приказе, не подписал акт инвентаризации – процедура считается недействительной.
Важно. Если инвентаризация дебиторских и кредиторских задолженностей проводилась перед окончанием финансового года, ее результаты должны быть внесены в отчетность именно за этот период, а не за следующий. При внеплановой инвентаризации полученная информация вносится в учетные документы сразу же по факту завершения процедуры.
Просроченная задолженность, как это можно понять из названия, становится таковой после истечения установленного срока выплаты. Истребование таких задолженностей (дебиторских или кредиторских) возможно в период до 3 лет с даты возникновения, после чего они переходят в разряд безнадежных – то есть, тех, которые невозможно взыскать. Также в данную категорию входят задолженности контрагентов, прошедших процедуру банкротства.
Поэтому инвентаризация в данном случае позволяет избежать финансовых потерь, так как в случае сверки и представления результатов должнику срок давности истребования задолженности аннулируется.
Инвентаризация дебиторских и кредиторских задолженностей проводится как в обязательном, так и в добровольном порядке, а также в полном соответствии с установленными законодательными нормами. Поэтому во избежание штрафов и прочих санкций со стороны контролирующих органов рекомендуется прибегнуть к помощи специалистов. Компания «Профсостав» предлагает свои услуги по проведению плановых или внеплановых инвентаризаций дебиторских задолженностей – обращайтесь и получите гарантированный результат в кратчайшие сроки.
