Пресс-центр

Инвентаризация – это

Каждое предприятие на регулярных основаниях проводит переучет. Это нужно для соблюдения правильного учета складских запасов. От качества работы сотрудников, их обращения с имущественными ценностями компании зависят фактические показатели по остаткам.

Пересчету подлежат:

• Основные средства (инвентаризация ОС);
• Финансовые вклады;
• Производственные запасы;
• Материальные активы;
• Нематериальные активы;
• Товары/продукция (инвентаризация ТМЦ);
• Прочие ценности, являющиеся материальными или нематериальными ценностями предприятия.

Для пересчета финансовых обязательств проводится подсчет кредитных и других договоров. Все товарные и денежные кредиты, займы, вложения также должны отражаться в ведомости.

Инвентаризация – это получение данных о фактических остатках и выявление несоответствия между фактическими данными и сведениями учетной документации. Процедура проводится с целью выявления фактических размеров, исчисления отклонений и расхождений план-фактных показателей.

Под объемом принято понимать совокупность того, что находится в собственности магазина или предприятия. Это то, что подлежит пересчету.

Изменения вносятся в управленческий и бухгалтерский учет. За каждой вещью установлено материально-ответственный сотрудник.

Бухгалтерия видит данные по:

• Приходу;
• Списаниям;
• Расходам.

Переучет должен проводиться с определенным интервалом (например, ежемесячно, ежеквартально и т. д.). Регулярность и качество переучета позволяет вести достоверный учет по объемам продукции, сырьевой базы и другим ценностям.

Цели инвентаризации

Переучет позволяет решить ряд важных задач:

1. Определить фактическое количество ценностей организации путем выявления неучтенных позиций, недостачи, пересорта и т. д. Кроме того, в ходе переучета параллельно проводится проверка состояния товара.
2. Сопоставить реальные количества с данными учетных баз. Все несоответствия фиксируются документально, после чего привлекаются материально ответственные лица.
3. Выровнять данные в учетных документах для последующего корректного учета.
4. Контроль качества и полноценности системного учета. Речь идет о проверке документов, отражающих состояние товарно-материальных и прочих ценностей предприятия.
5. Мониторинг соблюдения дисциплины по использованию и хранению ОС.

Инвентаризация подразумевает проверку состояния запасов компании, корректности отражения данных в базе данных, а также контроль соблюдения правил хранения.

Преимущества инвентаризации для сотрудников

Как показывает практика, регулярный и фактический пересчет – лучший способ для своевременного выявления недобросовестных действий со стороны работников. Это могут быть как целенаправленные действия, так и ошибки, связанные с человеческим фактором, безответственностью.

Если переучет рассматривается как формальность, то пользы от него будет мало. Документы с данными, не соответствующими действительности, никому не нужны. Поэтому очень важно вносить в бланки и ведомости только реальные сведения.

Как правило, фиктивная документация является следствием:

• Повышенной загруженности сотрудников;
• Проведения недобросовестных действий и махинаций по отношению к ТМЦ.

Чтобы устранить первый фактор, нужно назначить работника, который будет заниматься исключительно переучетом. Например, можно на время освободить штатного сотрудника от выполнения непосредственных обязанностей либо привлечь аутсорсингового специалиста.

Такой подход позволит провести точные подсчеты и подвести итоги по остаткам. Не стоит пытаться загрузить персонал дополнительной работой, поскольку это может привести к ошибкам в расчетах, снижению качества выполнения основных обязанностей.

Чтобы исключить вероятность недобросовестных действий, нужно привлечь сторонних экспертов. Попытки провести инвентаризацию силами компании будут безрезультатными. Сотрудники будут просто вписывать те показатели, которые нужны им.

Типы инвентаризации

Тип переучета зависит от поставленных целей. Процедура может быть полной или частичной, плановой или внеплановой, охватывать конкретное подразделение или всю организацию.

В зависимости от назначения

Классифицируется с учетом ситуации:

• Плановая инвентаризация. Проводится по календарному графику на основании предварительно подписанного приказа. К мероприятию готовятся заранее, персонал информируется заранее. График проведения утверждает руководитель в начале отчетного года;
• Внеплановая. Проводится с целью выявления фактов хищений, недостач. Назначается при замещении материально ответственных лиц для исключения непонятных ситуаций после назначения нового сотрудника. Также внеплановая инвентаризация проводится после техногенных и стихийных бедствий;
• Повторная. Приказ о ее проведении выписывается при наличии спорных моментов по результатам первичного переучета. А также если имеются подозрения по отношению к материально ответственным лицам, есть вопросы относительно качества выполняемой работы;
• Контрольная. Проводится непосредственно после плановой с целью проверки достоверности расчетов. На момент ее проведения помещения должны оставаться закрытыми.

Переучет может проводиться в одной либо нескольких вышеперечисленных формах. Такие процедуры могут назначаться как руководителем предприятия, так и начальством подразделения либо проверяющими инстанциями.

В зависимости от объема

• Полная инвентаризация. Ежегодно компания в обязательном порядке проводит ревизию всех своих ценностей. Это обязательная процедура, предшествующая составлению годового отчета по бухгалтерии. Проводится по активам фирмы, материалам, товарам и различным соглашениям с третьими лицами;
• Частичная инвентаризация. Проводится по подразделению, отделу, направлению. Например, пересчет кассы, складских запасов либо по определенному виду продукции. Может назначаться при смене материально ответственных лиц.
  
  

В зависимости от размера процедуры

При условии правильного проведения переучета удается получить правильный отчет, содержащий фактические данные. Такие документы позволят руководителям провести анализ текущего положения дел и внести правки по каждому подразделению либо по всему предприятию.

С учетом масштаба охвата выделяют следующие типы инвентаризации:

• Сплошная. Пересчитываются все ценности по всем ответвлениям, отделам. За каждым закрепляется инвентаризационная комиссия и проверяющие лица. Ведущие компании привлекают независимых ревизоров;
• Выборочная. Проверке подлежат отдельные ценности, которые находятся в области ответственности конкретного работника. Чаще всего проводятся в компаниях с большим ассортиментом товара или широким спектром услуг либо в фирме с филиалами.
  
  

С учетом условий проведения

Процедуру вправе утверждать и определять дату проведения может не только руководство предприятия. С учетом обязательности, переучет может быть:

• Обязательным (проводят согласно действующему законодательству);
• Инициативным (проводится по инициативе руководителя).
  
  

По способу проведения

Инвентаризация может быть:

• Натуральной. Сотрудники на самом деле идут и выполняют поставленные задачи, правильно все подсчитывают, оформляют. О регулярности и корректности проведения такого мероприятия может говорить то, что учетная информация совпадает с реальными результатами. В таком случае все направления компании будут функционировать эффективно;
• Документальной. Работники ищут продукцию и финансовые активы по документальным данным.
  
  

Закон об инвентаризации

Порядок и сроки переучета регулируются приказом Минфина и Федеральным законодательством о бухгалтерском учете.

Итак, ревизия должна проводиться в следующих случаях:

• Отчеты составлялись более года назад;
• По факту смены материально ответственного лица;
• Перед закрытием или реструктуризации организации;
• При выявлении признаков порчи имущества, хищения и других незаконных действий со стороны сотрудников;
• Перед продажей, сдачей в аренду, сменой собственника;
• При преобразовании;
• После техногенных и стихийных бедствий (пожары, потопы и т. д.).

За соблюдения законодательных требований отвечает директор предприятия и бухгалтер.

Порядок и сроки

Дата и порядок процедуры назначается руководителем компании. Если инвентаризация является инициативой контролирующих инстанций, то сроки проведения устанавливают они, о чем информируют проверяемых лиц.

Этапы

Переучет состоит из 4 этапов:

1. Подготовка. Составление документов, ведомостей для заполнения, утверждение комиссии, определение дат и сроков.
2. Пересчет. Работники или представители проверяющей компании проводят подсчеты, взвешивание для получения данных по реальному объему ТМЦ.
3. Сличительная процедура. Фактические результаты сравнивают с планом, утверждаются несоответствия, выявляются причины.
4. Завершение. К ответственности привлекаются виновные лица, обновляется база данных, оформляется соответствующая документация.

Что касается последнего этапа, перед наказанием виновных лиц проводится повторная проверка результатов.

Состав инвентаризационной комиссии

Как уже говорилось выше, мероприятие может проводиться штатными сотрудниками или аутсорсинговыми специалистами (услуга независимой инвентаризации). Контроль всей процедуры осуществляют члены инвентаризационной комиссии.

Должность не указывается в трудовой книге. Как правило, комиссия включает:

• Сотрудников организации;
• Представителя руководства;
• Работника бухгалтерского отдела;
• Начальника или мастера соответствующей службы (например, инженер, юрист, финансист и т. п.);
• Если переучет проводится в торговой точке, в комиссию включают представителя отдела экономической безопасности.
  
  

Перечень документов

Каждый этап должен проводиться в соответствии с установленными стандартами. Проводится заполнение актов, описей, ведомостей. Их наличие позволяет упростить последующий анализ ситуации.

Точный перечень бумаг определяется с учетом отрасли и имеющихся ценностей.

Список наиболее распространенных форм

• Опись ОС – ИНВ-1;
• Ярлык – ИНВ-2;
• Опись товарно-материальных ценностей – ИНВ-3;
• Акт об отгрузке товаров – ИНВ-4;
• Опись о ТМЦ, находящихся на ответственном хранении – ИНВ-5;
• Сличительная ведомость с результатами расчетов ТМЦ – ИНВ-19;
• Бланк, в который вносятся изменения – ИНВ-24 (итоговый документ);
• Ведомость для итоговой сверки – ИНВ-26.
  
  

Рекомендации Профсостав – как провести переучет быстро и точно

Сроки проведения зависят от:

• Площади объекта;
• Обширности ассортимента;
• Количества складских запасов.

Если эти моменты не принято во внимание, процедура может затянуться.

Чтобы избежать всевозможных проблем и ошибок, возьмите на заметку несколько простых рекомендаций:

1. Подготовьте команду к монотонной и рутинной работе, которая требует внимания.
2. Проведите инструктаж. Заранее и детально объясните правила использования техники для считывания штрихкодов и т. д.;
3. Напечатать описи.
4. Не предпринимать попыток скрыть признаки хищения.
5. Провести двойной пересчет, чтобы исключить ошибки, связанные с человеческим фактором. Лучше всего, если одну и ту же партию пересчитает несколько человек.
6. Внести результаты в документы, поместить в архив.

И помните, что у линейных сотрудников вашей организации очень низкая мотивация делать всё точно и быстро. Именно по-этому независимая инвентаризация как услуга набрала большую популярность среди организаций, которые хоть раз считали свои запасы самостоятельно.

Этапы успешного переучета

Пошаговый алгоритм выглядит так:

1. Выбор комиссии.
2. Составление и подписание приказа.
3. Подготовка необходимых инструментов.
4. Подсчет ТМЦ по зонам и материально ответственным лицам.
5. Сводка остатков, выявления фактических показателей.
6. Представление данных о недостачах, пересортице, излишках.
7. Подписание актов, опрос сотрудников.
8. Списание недостачи, заполнение ведомостей.
   
   

Как выровнять расхождения

Учетной политикой любой организации регламентируется порядок отражения недостающих и лишних объектов, выявленных при пересчете. Если это ИП, достаточно краткого описания всех пунктов.

Как правило, материальная ответственность за недостачу делится между виновными лицами. Но руководство вправе поступить по-другому:

• Все излишки отнести к результатам работы предприятия. Найти виновных, попросить объяснения. Разобраться в причинах появления излишков;
• Если размер недостачи не превышает установленных норм, их списывают на издержки. Для этого подписывается соответствующий приказ;
• Если недостающего товара больше нормы либо выявлены факты умеренной порчи имущества, нужно указать виновное лицо. Он должен объяснить причины. Если определить виновника невозможно, недостачу списывают в счет издержек.

Результаты вносятся в отчеты, затем подбиваются итоги по остаткам. Незначительные расхождения являются нормой для любого предприятия.