В результате инвентаризации материальных и нематериальных активов могут быть выявлены как излишки, так и недостачи. В первом случае, не возникает практически никаких проблем с постановкой на учет – достаточно только оприходовать все обнаруженное по наиболее подходящим статьям доходов. А вот с недостачами все гораздо сложнее – необходимо проведение дополнительных мероприятий, которые позволят отразить их в бухгалтерском учете. Рассмотрим все подробно в сегодняшнем материале.
Термин «недостача» объясняется как расхождение между количеством активов, указанным в документах, и их фактическим объемом. Если таковое обнаружено, проводится расследование для выявления ответственных за недостачу сотрудников с последующим выставлением требований возмещения ущерба. Здесь все зависит от причины – когда установлено, что ей является злой умысел или халатность одного или нескольких материально ответственных лиц (либо других сотрудников организации, имевших доступ к ТМЦ или нематериальных активам), а сама недостача является существенной, последствия могут быть максимально серьезными, вплоть до возбуждения уголовного дела.
Если виновные установлены, в первую очередь, необходимо получить объяснительную непосредственно от материально ответственного лица, но сотрудник всегда может отказаться от написания такой записки. В этой ситуации составляется акт отказа от пояснений, который визируется подписями всех членов комиссии.
Сотрудники, несущие ответственность за ресурсы и ТМЦ, привлекаются к возмещению ущерба в соответствии с законодательством РФ, а также согласно заключенному с компанией договором о частичной или полной материальной ответственности.
Способ взыскания ущерба с МОЛ зависит в первую очередь от того, является ли причина недостачи следствием ненадлежащего исполнения им своих непосредственных служебных обязанностей. В случае положительного ответа, у работодателя есть возможность истребовать установленную инвентаризационной комиссией сумму недостачи напрямую, без обращения в правоохранительные органы. Но есть ограничения – ущерб должен быть возмещен в течение календарного месяца, при условии, что установленная в ходе проверки стоимость недостачи не превышает заработную плату МОЛ за тот же период. При несоблюдении любого из перечисленных требований, возмещение осуществляется только по постановлению суда. То же самое касается случаев отказа сотрудника от возмещения ущерба, его увольнения или несогласия с результатами инвентаризации.
Помимо составления стандартных инвентаризационных ведомостей, при выявлении недостачи оформляется дополнительная форма, в которой указывается:
Данный документ передается в бухгалтерию после заверения подписями всех членов комиссии. Могут использоваться как стандартизированные (например, сличительные ведомости), так и разработанные непосредственно в компании формы. Но первое гораздо удобнее, особенно, если предстоит судебное разбирательство – не возникнет никаких бюрократических проволочек, связанных с необходимостью изменить структуру описи.
Существует 3 основных условия, которые должны быть соблюдены в обязательном порядке:
Если условия выполнены, руководитель организации издает указ о списании, а способ зависит от суммы и выявления виновных. Если размер ущерба не превысил установленный процент естественной убыли, для этого используются статьи естественных издержек. При установлении ответственных за недостачу, производится взыскание, в противном случае – она относится на счет прочих расходов организации.
В целях экономии инвентаризационную комиссию можно составить из собственных сотрудников, но в этом случае возможны проблемы, связанные с личными отношениями внутри коллектива (например, тесного общения проверяющих с МОЛ) или неопытностью выбранных людей. Поэтому лучше обратиться к специалистам компании ПрофСостав и получить незавимую инвентаризацию, что гарантирует получение точных результатов и нахождение максимально подходящих способов списания недостач.