Для упрощения процедуры в таком случае необходимо чтобы руководство организации было заинтересовано в получении точных результатов и оказывало полное содействие комиссии – то есть, предоставляло всю необходимую документацию, инвентарь и т.п. Исполнители, в свою очередь, должны документировать полученные результаты, и производить оценку с максимально возможной точностью.
Общие сведения об инвентаризации МПЗ
Проверяются активы организации, которые могут применяться для изготовления продукции, сдаваться в аренду или уходить в продажу. В качестве примеров можно привести топливо, инструменты, оборудование, сырье, которые, согласно существующей документации, являются собственностью компании или взяты на временное хранение.
Планирование мероприятий осуществляется в соответствии с особенностями МПЗ, организации и расположения склада, а также различных нюансов деятельности компании. Членам комиссии предстоит провести подготовку к учету – собрать расписки о передаче документов из бухгалтерии и от материально ответственных лиц, опломбировать складские помещения, убедиться в наличие необходимого оборудования, тары для взвешивания или замеров.
Для чего проводится инвентаризация МПЗ
- Определение фактического наличия проходящих по документации как собственность компании активов.
- Подсчет объема ресурсов, использующихся для изготовления продукции в одном цикле.
- Установление наличия недостач и излишков на основании сверки полученных в результате пересчета сведений с указанными в документах.
- Проверка соблюдения установленных норм хранения МПЗ.
- Определение корректности и полноты сведений по поводу стоимости имеющихся в распоряжении организации активов.
- Переоценка (если есть такая возможность и необходимость) МПЗ в соответствии с рыночной ситуацией или состоянием предметов.
Последний пункт подразумевает соблюдение норм ФЗ №129, в котором указана необходимость указания актуальных данных о стоимости активов, а не произвольно указанных руководством компании.}
Типы инвентаризации МПЗ
Инвентаризация может быть добровольной или обязательной, а также подразделяется на плановую и внеплановую. Может производиться полная проверка или выборочная. Во втором случае инвентаризируется только определенная часть склада или отделения компании.
Назначаются комиссии с различными полномочиями и сроком действия:
- Постоянная. Является по сути самостоятельным подразделением, постоянно готовым к проведению проверок любого типа. Такой подход обычно практикуется на крупных предприятиях с большим объемом МПЗ и регулярной потребностью в ревизиях, чтобы не формировать комиссию для каждой.
- Постоянная рабочая. Создается для помощи предыдущей при работе на отдельных участках или филиалах.
- Временная. Такая комиссия собирается для каждой проверки из сотрудников организаций или сторонних специалистов. Состав комиссии указывается на определенный срок, в течение которого она может осуществлять проверки без необходимости выпускать приказы для формирования новой.
Натуральная и документальная инвентаризация
- Натуральная. Подразумевает взвешивание, обмеры и подсчет всех материальных ценностей с обязательным раскрытием упаковок. В процессе составляется полная опись с приложением всех сопутствующих актов.
- Документальная. В том случае, если ценности находятся в фабричной упаковке с указанием количества (веса, объема и других параметров) на которой нет никаких видимых повреждений и признаков вскрытия, сверка проводится согласно указанному в документе количеству единиц в каждой упаковке. Но при этом обязательна выборочная проверка нескольких упаковок на соответствие указанной информации.
Порядок инвентаризации МПЗ
Процесс разбивается на 5 этапов:
- Подготовительные мероприятия. Пломбирование складских помещений, а также получение документации от материально ответственных сотрудников (расписки, отчеты).
- Предварительное определение наличия или отсутствия материальных ценностей путем визуального осмотра.
- Произведение замеров МПЗ в зависимости от единиц и способа измерения (взвешивание, определение объема и т.п.).
- Проверка наличия всех сопроводительных документов. В пакет, в зависимости от типа МПЗ, должны входить инструкции по использованию, технические паспорта, состав комплектации.
- Документальное оформление полученных результатов в виде актов и описей. Составление сличительной ведомости, если найдены расхождения.
Стандартные документы при инвентаризации
Для различных ситуаций и результатов существуют отдельные стандартные формы:
- ИНВ-3. В данном документе приводятся данные, указывающие обнаруженные по факту проверки МПЗ и все их передвижения в ходе производственного цикла или по другим причинам в пределах организации. Сюда же добавляется информации о ценностях в ненадлежащем состоянии, если таковые имеются. При этом к форме ИНВ-3 прилагаются отдельные акты о списании и причинах порчи.
- ИНВ-4. Предназначена для составления перечня имеющихся в наличие, но не оплаченных компанией МПЗ. Указывается дата получения, сумма к выплате и номер расчетного счета, после чего вся эта информация дублируется в два экземпляра прилагаемого акта, один из которых направляется материально ответственному лицу, а второй передается в бухгалтерию.
- ИНВ-5. Содержит список ценностей, не являющихся собственностью компании, но взятые на хранение. В ходе проверки таких МПЗ составляется опись, с последующей отправкой ее копии аудиторам.
- ИНВ-6. Отражает информацию об отправленных или находящихся на пути к складу МПЗ на время проведения инвентаризации.
- ИНВ-8 и ИНВ-8А. Первая используется при инвентаризации изделий из драгоценных металлов и самих металлов в виде сырья, вторая – при ревизии технических механизмов или оборудования, в частях которых содержатся драгметаллы. К этой же категории можно отнести форму ИНВ-9, использующуюся для учета драгоценных камней и изделиям, изготовленных с их применением.
- ИНВ-19. По этой форме создаются сличительные ведомости, которые комиссия должна оформлять при выявлении несоответствий количества МПЗ, указанного в документации с фактическим складским остатком.
- ИНВ-26. Содержит полный объем информации по результатам всем проведенных в течение календарного года инвентаризаций.
Порядок уценки МПЗ
Для переоценки активов в случае значительного падения их реальной рыночной стоимости, а также понижения качества по причине износа или появления дефектов, в бухгалтерских документах должен быть заложен определенный резерв. Проведение переоценки возможно исключительно в конце каждого отчетного периода. Указание повышенной стоимости МПЗ в случае их подорожания законодательными нормами не предусмотрено.
Порядок списания недостач
По результатам инвентаризации МПЗ выявляется 2 вида недостач в зависимости от причин их возникновения:
- естественная убыль или чрезвычайная ситуация;
- халатность ответственного лица, хищение, нарушение условий хранения и прочие причины, связанные с человеческим фактором.
Естественная убыль должна быть подтверждена документально, а именно, отчетом, завизированным сотрудником компетентных органов. Если выявлено виновное лицо, возмещение ущерба возлагается на него. В противном случае или при естественной убыли компенсация происходит списание за счет статьи «Прочие расходы» в документах бухучета.
Оприходование излишков
В том случае, если было выявлено некоторое неучтенное количество МПЗ, это также должно быть отражено в бухгалтерской отчетности. Учет производится в соответствии с текущей рыночной ценой, а сведения заносятся в «Прочие доходы и расходы» или «Прибыль и убытки».
Порядок формирования сличительной ведомости
Документ заполняется по форме ИНВ-19, а в конце отчетного периода заносится в акт ИНВ-26. К ведомости прилагается акт с рекомендациями по списанию недостачи или оприходованию излишков. При заполнении формы следует учитывать пересортицу, которая может стать возможной причиной расхождения в ценах. Для арендованных или находящихся на хранении МПЗ, не являющихся собственностью организации, оформляются отдельные сличительные ведомости, которые передаются владельцам имущества вместе с копиями описей.
Причины обязательной инвентаризации МПЗ
- совершение операций, связанных со сбытом, арендой или приобретением МПЗ;
- подготовка к реорганизации компании;
- смена материально ответственного лица;
- после установления факта хищения МПЗ, их незаконного использования или порчи;
- после ЧП – пожара, затопления, разрушения хранилища и т.п.;
- оформление годовой отчетности;
- ликвидация компании.
В заключение
Инвентаризация МПЗ во многом схожа по сути с проверкой в отношении других активов, но имеет некоторые нюансы. Поэтому вместо того, чтобы пытаться провести ревизию силами сотрудников, лучше обратиться к специалистам компании «ПрофСостав». С нами вы можете быть уверены, что процедура пройдет в полном соответствии с установленными законодательными нормами.
