Регулярные инвентаризации - это один из ключевых факторов финансовой безопасности организации любого масштаба. Проверки помогают выявлять расхождения фактического количества материальных активов и отраженных в бухгалтерском учете данных. Недостачи становятся причиной серьезных потерь. Согласно статистике, на 2025 год, средний показатель ущерба из-за неправильного учета основных средств и прочего имущества для российских компаний в 2025 году составляет более 3% от всех оборотных средств.
Цифра приводится без учета наложенных в результате подачи некорректно составленной отчетности взысканий со стороны контролирующих органов, а также простоев в результате нехватки оборудования и репутационных рисков, которые впоследствии выливаются в потерю потенциальных покупателей и прибыли.
Именно поэтому в мире современного бизнеса важна не только точность результатов, но и оперативность процесса инвентаризации. Этому способствует использование технологии RFID, позволяющей точно определить, где находится тот или иной объект и внести его в ведомость при проверке. В сегодняшнем материале мы рассмотрим, в чем экономическая выгода инвентаризации с помощью RFID меток и в каких случаях целесообразно применение этого достаточно дорогостоящего способа ведения учета.
В основе стандартного набора RFID для учета и инвентаризации 4 компонента. Давайте разберемся в функциях каждого в отдельности, чтобы понять принцип работы системы в целом.
Устанавливаются непосредственно на подлежащие учету объекты. Бывают активными и пассивными. Первые излучают постоянный сигнал, а вторые передают ответы на запросы со считывающего устройства. Активные метки обходятся дороже, поэтому их используют для специфических целей, например, для отслеживания регулярно перемещающихся предметов.
Но для обычной инвентаризации вполне достаточно пассивных. Они действуют по принципу QR-кодов, с той разницей, что проверяющему нет необходимости подходить к каждому объекту. При попадании считывателя в радиус приема сигнала, определяются все доступные пассивные метки.
Это устройство отправляет сигнал, активирующий пассивные RFID-метки и принимающий ответ в виде вшитого в микросхему метки цифрового идентификатора.
Данные, полученные с терминала, попадают в использующуюся организацией учетную программу, где автоматически сравниваются с присвоенными объектам ID и выводят их местоположение, количество и прочие характеристики, имеющиеся в отчетности. Вся эта информация добавляется в электронную инвентаризационную ведомость.
Предназначен для создания и кодирования меток. Это необязательный компонент, так как его можно заменить обычным принтером. В таком случае идентификаторы добавляются на метки при помощи RFID-терминала.
Можно выделить сразу несколько аспектов, влияющих на окупаемость затраченных на закупку оборудования и ПО средств:
В общей сложности расходы на покупку и внедрение RFID для организации среднего масштаба окупаются в течение от 1 до 1.5 лет, а затем оборудование и ПО начинает генерировать экономические выгоды на протяжении всего срока эксплуатации.
В принципе такие системы для учета и инвентаризации подходят для самых различных направлений бизнеса, но мы рассмотрим некоторые из них, для которых они наиболее целесообразны.
Если в компании большое число офисных сотрудников, для них требуется соответствующее обеспечение. Это касается настольных компьютеров или ноутбуков, мебели, элементов IT-инфраструктуры и многого другого. Благодаря RFID-меткам не требуется вести бумажную отчетность и оптимизирует процесс контроля.
В таких организациях постоянно происходит перемещение оборудования и мебели из отделения в отделение, в связи с чем возникает путаница, особенно при проведении инвентаризации. RFID-метки, прикрепленные к объектам дают возможность быстро определить где и что находится.
Помимо этого, при использовании правильного программного обеспечения и корректного ведения учета, в базу данных добавляется информация о техническом состоянии приборов, которая впоследствии считывается терминалом. То есть, в результатах проверки отражается не только наличие объектов, но и их амортизация.
Утеря дрелей, шлиф-машинок и прочего необходимого на стройке инструмента – частое явление. Установка меток RFID позволяет избежать кражи или неожиданной пропажи дорогостоящего оборудования.
Организации с разветвленной структурой, такие как сети магазинов, салонов красоты, ресторанов, часто передают оборудование или товары между разными филиалами. Программное обеспечение, работающее с RFID позволяет обеспечить централизованный учет, в результате чего при проведении инвентаризации в каждом из них по отдельности, данные полученные в ходе ревизии сразу же оказываются в распоряжении проверяющих из головного департамента.
Для корректного внедрения RFID технологии может понадобиться множество предварительных мероприятий, но в основном все сводится к следующим этапам:
Существует несколько нюансов, на которые следует обратить внимание, прежде чем переходить к внедрению системы RFID.
Данные системы целесообразно внедрять в следующих случаях:
Процесс инвентаризации с использованием RFID-меток становится значительно проще и быстрее. Таким образом руководство получает абсолютно точные результаты, без скидок на человеческий фактор. Если возникают сложности с внедрением RFID-системы для проведения независимой инвентаризации силами собственных сотрудников, обращайтесь к специалистам компании ПрофСостав. Мы проведем ревизию в самые короткие сроки и предоставим точную информацию по остаткам основных средств и другого имущества.
