Москва+7 (495) 540-5048
Санкт-Петербург+7 (812) 425-3585
Екатеринбург+7 (343) 363-88-75

e-mail

вк

Пресс-центр

Пресс-центр

img-svg

10 этапов инвентаризации магазина

Инвентаризация нужна для любого бизнеса, но некоторые руководители небольших компаний игнорируют необходимость проведения данной процедуры, уповая на сплоченность коллектива, где все друг друга знают, и доверительные отношения. Во-первых, деловые отношения не должны смешиваться с личными, а, во-вторых – инвентаризация проводится не только для борьбы с хищениями, но и для выявления недоработок в отчетности, нарушения правил хранения товара и многих других обстоятельств, которые могут привести к серьезным финансовым потерям. Сегодня мы рассмотрим 10 основных этапов инвентаризации ТМЦ (товарно-материальных ценностей).

Этап 1. Выбор времени.

Плановая инвентаризация должна проводиться в конце года, но существует и еще несколько ситуаций, в связи с которыми проверка проводится в обязательном порядке. Это замена материально-ответственного лица, чрезвычайное происшествие, установленный факт хищения или недостачи.

Для максимальной эффективности инвентаризации необходимо подобрать правильное время. Например, если речь идет о магазине, работающем без выходных, многие руководители стараются провести проверку после его закрытия. Но в таком случае уставшие за день сотрудники могут отнестись к процедуре формально, в связи с чем результаты не будут соответствовать действительности. Конечно, приостанавливать торговую деятельность нельзя, поэтому есть 2 решения: назначить проверку на часы наименьшей проходимости или привлечь сторонних аудиторов – специалистов компании ПрофСостсав, которые проведут независимую ревизию с соблюдением всех требований внутренних и законодательных норм.

Этап 2. Формирование инвентаризационной комиссии.

Сразу скажем, что в комиссию нельзя включать материально ответственных лиц, но при этом, они могут присутствовать при инвентаризации в качестве наблюдателей. Это даже рекомендуется, чтобы впоследствии не было нареканий с их стороны по поводу результатов проверки.

Одним из основных критериев выбора сотрудников для участия в комиссии является то, насколько хорошо они ориентируются в ассортименте и на складе – чем лучше человек разбирается в том, что ему необходимо найти и вписать в инвентаризационную ведомость, тем меньше времени у него это займет.

Этап 3. Приказ о проведении инвентаризации.

Руководитель должен издавать его перед каждой проверкой. В приказе указывается состав комиссии, сроки инвентаризации и прочая необходимая информация. Приказ по стандартизированной форме нужен в первую очередь перед проведением обязательной инвентаризации.

При добровольной внеплановой проверке можно ограничиться оповещением сотрудников официальным письмом произвольного содержания.

Этап 4. Подготовка помещений.

Для ускорения процесса инвентаризации необходимо изначально обеспечить упорядоченное хранение товаров. Если в торговом зале все в любом случае группируется по типам продуктов, то на складе сортировка обеспечивается далеко не всегда. Рекомендуется иметь план помещения с указаниями на товары, хранящиеся на каждом отдельном участке.

Группировка может осуществляться по различным критериям – типу продукции, артикулам, номенклатуре и т.п. Очень удобно использовать автоматические системы управления с полной базой данных по имеющимся ТМЦ и возможностью распознавания штрихкодов. В таком случае инвентаризация займет минимальное время и потребует минимум усилий.

Этап 5. Необходимое оборудование.

Следует подготовить все оборудование, которое может потребоваться для проверки – рулетки, весы и прочие измерительные приборы в зависимости от типа товаров. Также могут потребоваться стремянки или специальная подъемная техника, чтобы дотянуться до высоко расположенных стеллажей.

Если используется программа автоматизации хранения товара, должны быть в наличии терминалы сбора данных и сканеры штрихкодов.

Этап 6. Оприходование товаров.

Прежде чем приступать к проверке, следует убедиться, что все подлежащие инвентаризации или в торговом зале товары поставлены на бухгалтерский учет. Например, если только что полученные ТМЦ не были оприходованы, то в результате инвентаризации они образуют излишки.

Этап 7. Получение первичных документов.

Необходимо получить документы, подтверждающие наличие имущества, от материально ответственных лиц, а также из бухгалтерии, чтобы впоследствии сравнить изначальные показатели с полученными в ходе проверки результатами. МОЛ должны предоставить расписки о передаче документации членам комиссии.

Этап 8. Пересчет товара.

Непосредственно процесс проверки наличия и состояния товаров. Некоторые неопытные ревизоры допускают распространенную ошибку. Они сначала находят номенклатуру в документах и после этого начинают искать товар и пересчитывать его. Таким образом можно определить недостачу, а вот излишки в большинстве случаев упускаются из вида. Поэтому лучше действовать в обратном порядке – сначала определить фактическое количество проверяемого товара, а затем сравнивать с указанными в документации цифрами для получения точного итога.

Еще один совет – не стоит слишком форсировать скорость проверки. Понятно, что инвентаризацию хочется завершить как можно быстрее, чтобы не задерживать рабочие процессы, но излишняя спешка приводит к негативным последствиям. Члены комиссии быстрее устают, от монотонных рутинных действий снижается внимательность в связи с чем возникает большое количество ошибок. Поэтому следует устанавливать реальные сроки с учетом того, чтобы сотрудники получали время на перерывы в ходе инвентаризации.

В случае, когда большое количество товаров поставляется в одной заводской упаковке. например, коробка тетрадей, не обязательно вскрывать каждую и пересчитывать их по одной. Достаточно распаковать несколько на выбор и убедиться, что содержимое соответствует описанию, а количество не отличается от указанного в документах.

Этап 9. Вторичное использование неликвида.

Если в ходе инвентаризации были обнаружены бракованные, испорченные или неисправные товары, можно просто отправить их на списание. Но рекомендуется установить возможности их дальнейшего использования в хозяйственных целях, продажи по сниженным ценам или по частям, а также восстановления.

Решение принимает руководитель, но комиссия может предложить свои рекомендации по альтернативным решениям, чтобы снизить убытки по причине порчи ТМЦ. Естественно, все сказанное не касается просроченных продуктов питания – они должны только утилизироваться.

Этап 10. Сравнение результатов.

Случаи, когда результаты инвентаризации полностью совпадают с данными бухгалтерского учета, большая редкость. Поэтому после проверки необходимо составить сличительную ведомость – именно в этот документ вписываются все выявленные расхождения. Могут быть обнаружены излишки, недостача, пересортица, порча товара, естественная убыль.

Все это, помимо излишков, по решению руководителя списывается в соответствии с определенными статьями расходов. Излишки ставятся на бухгалтерский учет по балансовой или среднерыночной стоимости.

В заключение

С ревизией в небольшом магазине могут справиться собственные сотрудники. Особенно это касается небольших точек, имеющих в штате только директора и продавца. Но к инвентаризации магазинов и учреждений с большим оборотом лучше привлечь специалистов компании ПрофСостав. Мы гарантируем проведение проверки в любое удобное время, не мешающее работе магазина и склада, а также максимально точные и полные результаты.

Связаться с менеджером