Инвентаризация нужна для любого бизнеса, но некоторые руководители небольших компаний игнорируют необходимость проведения данной процедуры, уповая на сплоченность коллектива, где все друг друга знают, и доверительные отношения. Во-первых, деловые отношения не должны смешиваться с личными, а, во-вторых – инвентаризация проводится не только для борьбы с хищениями, но и для выявления недоработок в отчетности, нарушения правил хранения товара и многих других обстоятельств, которые могут привести к серьезным финансовым потерям. Сегодня мы рассмотрим 10 основных этапов инвентаризации ТМЦ (товарно-материальных ценностей).
Плановая инвентаризация должна проводиться в конце года, но существует и еще несколько ситуаций, в связи с которыми проверка проводится в обязательном порядке. Это замена материально-ответственного лица, чрезвычайное происшествие, установленный факт хищения или недостачи.
Для максимальной эффективности инвентаризации необходимо подобрать правильное время. Например, если речь идет о магазине, работающем без выходных, многие руководители стараются провести проверку после его закрытия. Но в таком случае уставшие за день сотрудники могут отнестись к процедуре формально, в связи с чем результаты не будут соответствовать действительности. Конечно, приостанавливать торговую деятельность нельзя, поэтому есть 2 решения: назначить проверку на часы наименьшей проходимости или привлечь сторонних аудиторов – специалистов компании ПрофСостсав, которые проведут независимую ревизию с соблюдением всех требований внутренних и законодательных норм.
Сразу скажем, что в комиссию нельзя включать материально ответственных лиц, но при этом, они могут присутствовать при инвентаризации в качестве наблюдателей. Это даже рекомендуется, чтобы впоследствии не было нареканий с их стороны по поводу результатов проверки.
Одним из основных критериев выбора сотрудников для участия в комиссии является то, насколько хорошо они ориентируются в ассортименте и на складе – чем лучше человек разбирается в том, что ему необходимо найти и вписать в инвентаризационную ведомость, тем меньше времени у него это займет.
Руководитель должен издавать его перед каждой проверкой. В приказе указывается состав комиссии, сроки инвентаризации и прочая необходимая информация. Приказ по стандартизированной форме нужен в первую очередь перед проведением обязательной инвентаризации.
При добровольной внеплановой проверке можно ограничиться оповещением сотрудников официальным письмом произвольного содержания.
Для ускорения процесса инвентаризации необходимо изначально обеспечить упорядоченное хранение товаров. Если в торговом зале все в любом случае группируется по типам продуктов, то на складе сортировка обеспечивается далеко не всегда. Рекомендуется иметь план помещения с указаниями на товары, хранящиеся на каждом отдельном участке.
Группировка может осуществляться по различным критериям – типу продукции, артикулам, номенклатуре и т.п. Очень удобно использовать автоматические системы управления с полной базой данных по имеющимся ТМЦ и возможностью распознавания штрихкодов. В таком случае инвентаризация займет минимальное время и потребует минимум усилий.
Следует подготовить все оборудование, которое может потребоваться для проверки – рулетки, весы и прочие измерительные приборы в зависимости от типа товаров. Также могут потребоваться стремянки или специальная подъемная техника, чтобы дотянуться до высоко расположенных стеллажей.
Если используется программа автоматизации хранения товара, должны быть в наличии терминалы сбора данных и сканеры штрихкодов.
Прежде чем приступать к проверке, следует убедиться, что все подлежащие инвентаризации или в торговом зале товары поставлены на бухгалтерский учет. Например, если только что полученные ТМЦ не были оприходованы, то в результате инвентаризации они образуют излишки.
Необходимо получить документы, подтверждающие наличие имущества, от материально ответственных лиц, а также из бухгалтерии, чтобы впоследствии сравнить изначальные показатели с полученными в ходе проверки результатами. МОЛ должны предоставить расписки о передаче документации членам комиссии.
Непосредственно процесс проверки наличия и состояния товаров. Некоторые неопытные ревизоры допускают распространенную ошибку. Они сначала находят номенклатуру в документах и после этого начинают искать товар и пересчитывать его. Таким образом можно определить недостачу, а вот излишки в большинстве случаев упускаются из вида. Поэтому лучше действовать в обратном порядке – сначала определить фактическое количество проверяемого товара, а затем сравнивать с указанными в документации цифрами для получения точного итога.
Еще один совет – не стоит слишком форсировать скорость проверки. Понятно, что инвентаризацию хочется завершить как можно быстрее, чтобы не задерживать рабочие процессы, но излишняя спешка приводит к негативным последствиям. Члены комиссии быстрее устают, от монотонных рутинных действий снижается внимательность в связи с чем возникает большое количество ошибок. Поэтому следует устанавливать реальные сроки с учетом того, чтобы сотрудники получали время на перерывы в ходе инвентаризации.
В случае, когда большое количество товаров поставляется в одной заводской упаковке. например, коробка тетрадей, не обязательно вскрывать каждую и пересчитывать их по одной. Достаточно распаковать несколько на выбор и убедиться, что содержимое соответствует описанию, а количество не отличается от указанного в документах.
Если в ходе инвентаризации были обнаружены бракованные, испорченные или неисправные товары, можно просто отправить их на списание. Но рекомендуется установить возможности их дальнейшего использования в хозяйственных целях, продажи по сниженным ценам или по частям, а также восстановления.
Решение принимает руководитель, но комиссия может предложить свои рекомендации по альтернативным решениям, чтобы снизить убытки по причине порчи ТМЦ. Естественно, все сказанное не касается просроченных продуктов питания – они должны только утилизироваться.
Случаи, когда результаты инвентаризации полностью совпадают с данными бухгалтерского учета, большая редкость. Поэтому после проверки необходимо составить сличительную ведомость – именно в этот документ вписываются все выявленные расхождения. Могут быть обнаружены излишки, недостача, пересортица, порча товара, естественная убыль.
Все это, помимо излишков, по решению руководителя списывается в соответствии с определенными статьями расходов. Излишки ставятся на бухгалтерский учет по балансовой или среднерыночной стоимости.
С ревизией в небольшом магазине могут справиться собственные сотрудники. Особенно это касается небольших точек, имеющих в штате только директора и продавца. Но к инвентаризации магазинов и учреждений с большим оборотом лучше привлечь специалистов компании ПрофСостав. Мы гарантируем проведение проверки в любое удобное время, не мешающее работе магазина и склада, а также максимально точные и полные результаты.