Москва+7 (495) 540-50-48
Санкт-Петербург+7 (812) 425-35-85

e-mail

insta

вк

Пресс-центр

Пресс-центр

img-svg

Как сделать инвентаризацию в ресторане

Управление ресторанным бизнесом включает процедуру инвентаризации. Это рутинная задача, которая требует внимания и ответственности.

Результат – оптимизация поставок, отсутствие проблем со списаниями, расчетами, контроль работы персонала. 

Для быстрой и эффективной инвентаризации в ресторане специалисты ПрофСостав рекомендуют внедрить единую учетную систему, которая будет списывать использованные продукты автоматически, информировать о поставках и помогать в выполнении других ежедневных операций.

Результат и качество инвентаризации определяет показатель фактической и маржинальной прибыли.

Периодичность проведения переучета в ресторане

Тип инвентаризации в ресторане зависит от сроков и объемов:

  • Ежемесячная. Учитываются продукты, расходные материалы, дезинфицирующие средства и прочие хозяйственные товары;
  • Еженедельная. Здесь, как правило, проверяются только продукты;
  • Ежедневная. Пересчет остатков на баре. После окончания смены управляющий или администратор проводит переучет в специальной программе. В это время бармен закрывает смену и приводит в порядок рабочее место.
  • Внеплановая. Проводится по инициативе управляющего. Проверка может быть выборочной либо полной. Такой тип инвентаризации проводится неожиданно для персонала.

Ответственные лица

К ним относятся: Администратор; Главный повар; Главный бармен.

При выявлении недостачи, ее размер распределяется между сотрудниками, несущими материальную ответственность.

Что можно выявить по результатам инвентаризации в ресторане

  • Ошибки учетных единиц. Например, в накладной указано, что товар приходит по упаковкам, а не поштучно. По остаткам товар фиксируется в штуках, а система содержит данные по упаковкам.

    Справка! Подобные ошибки чаще всего относятся к расходным материалам. Уделите внимание этому пункту, если ваше заведение реализует блюда на вынос или с доставкой. В себестоимость целесообразно включать расходники. Это позволит анализировать управленческую отчетность прозрачно и объективно.

  • Дублирующиеся позиции. Например «замороженная форель» и «форель замороженная». Технологические карты содержат одну позицию, а для прихода используется другая. Такие недочеты легко выявить во время инвентаризации.
  • Несоблюдение техкарт. На кухне и в баре наблюдается перепорционирование.
  • Чрезмерное количество складских остатков. Лучше заказывать меньше продукции, но чаще. Замороженный остаток отрицательно влияет на маржинальную прибыль.
  • Неточности в расчетах. Если наблюдается постоянное расхождение остатков по определенной позиции, рекомендуется проверить карты калькуляций по ней.
  • Факты воровства.
  • Возможности оптимизации продаж с помощью программы лояльностей.

Как избежать воровства в ресторане

Чаще всего хищение происходит с помощью многократного использования одного и того же стола с «постоянным» заказом. Способ реализует персонал заведений с небольшим меню. Как правило, используются топовые позиции.

После взятия заказа в работу сотрудник печатает пречек для посетителя, но позже отменяет его, а стол остается открытым. При следующем заказе пречек распечатывается повторно – то есть по одному столу проходит несколько заказов.

Способы предотвращения воровства

  • На протяжении смены нужно контролировать «висящие» столы, которые долго находятся в открытом состоянии;
  • Анализировать среднюю продолжительность обслуживания. При каком-либо отклонении нужно посмотреть смены и сотрудников, при работе которых наблюдаются задержки. В некоторых ситуациях может потребоваться глубокий анализ столов с  учетом заказов. Это позволит определить закономерность;
  • Провести внеплановую инвентаризацию по выборочным единицам (а именно тем, которые используются чаще всего).

Как решать вопросы с расхождениями?

Администраторы должны знать, как читать отчеты, а также объяснять причины расхождений (в большую и меньшую сторону). Речь идет не об оправданиях, а о компетентном анализе:

  • Рассмотрение расчетов и техкарт;
  • Проверка учетных единиц в системе;
  • Внедрение бонусов для продуктов, которые выходят в плюс ввиду технологических и производственных факторов;
  • Ведение дополнительного контроля по позициям, по которым регулярно фиксируется недостача;
  • Проведение дополнительного обучения для начинающих поваров.

Этапы анализа:

  • Выделение позиций, по которым есть несоответствия;
  • Проверка накладных по позициям, которые не являются производственными (напитки, сладости и пр.). По этим позициям следует проверить накладные. Если ошибки отсутствуют, то недостача может быть связана с воровством, несписанных просроченных товарах, невнимательности при оприходовании;
  • Если речь идет о продуктах собственного производства, необходимо проверить калькуляции и технологические карты. Если ошибок не выявлено, нужно проверить работу поваров (соблюдение рецептуры).

Какой процент недостачи считается нормой?

Любая недостача не является нормой. Она связана с неорганизованностью и ненадлежащим контролем.

Что касается списания:

  • Кофейни – не более 5% для готовой продукции (купленной). Для удержания данного показателя в пределах нормы рекомендуется следить за корректностью оформления заказов. Отметим, что этот показатель не может быть нулевым, так как это приведет к пустым витринам;
  • Заведения, где продается фастфуд – до 5%. Касается всей продукции (заготовок и полуфабрикатов);
  • Кафе и рестораны, где все блюда готовятся по заказу – не более 3% (при более высокой недостаче можно говорить о больших объемах остатков, неграмотном оформлении заказов и других ошибках).

Особенности ресторанной инвентаризации

Переучет в заведениях, реализующих готовую продукцию, проводится путем поштучного учета. Мероприятие рекомендуется проводить регулярно – чем чаще, тем лучше. Многие предприятия пересчитывают наименования ежедневно. Такой подход позволит своевременно выявить неточности в документации, воровство и пр.

То же самое относится к барам – администратор считает продукцию во время закрытия смены.

Что касается заведений, работающих на вынос или с доставкой, рекомендуется вести учет как по продукции, так и по расходным материалам. Они должны содержаться в калькуляционной карте и быть включены в себестоимость.

Заведения, ведущие самостоятельное производство, должны иметь остатки – это показатель правильного использования тех. карт и рациональных закупок.

Переучет бара и кухни: подводные камни

Наиболее распространенная проблема связана с учетом заготовок. Есть продукты, которые используются как на баре, так и на кухне. Чтобы не допускать ошибок, нужно считать остатки отдельно по бару и по кухне.

Еще один способ оптимизации учета – внеплановый переучет по конкретным позициям. Важно, чтобы это было неожиданно для персонала. Немаловажно контролировать причины списания. Ежедневный контроль позволит исключить непонятные ситуации либо свести их к минимуму.

Отличным решением для заведений любого типа и размера станет внедрение автоматизированной системы учета.

Желаем удачи!

Связаться с менеджером