Для быстрой и эффективной инвентаризации в ресторане специалисты ПрофСостав рекомендуют внедрить единую учетную систему, которая будет списывать использованные продукты автоматически, информировать о поставках и помогать в выполнении других ежедневных операций.
Результат и качество инвентаризации определяет показатель фактической и маржинальной прибыли.
Периодичность проведения переучета в ресторане
Тип инвентаризации в ресторане зависит от сроков и объемов:
- Ежемесячная. Учитываются продукты, расходные материалы, дезинфицирующие средства и прочие хозяйственные товары;
- Еженедельная. Здесь, как правило, проверяются только продукты;
- Ежедневная. Пересчет остатков на баре. После окончания смены управляющий или администратор проводит переучет в специальной программе. В это время бармен закрывает смену и приводит в порядок рабочее место.
- Внеплановая. Проводится по инициативе управляющего. Проверка может быть выборочной либо полной. Такой тип инвентаризации проводится неожиданно для персонала.
Ответственные лица
К ним относятся: Администратор; Главный повар; Главный бармен.
При выявлении недостачи, ее размер распределяется между сотрудниками, несущими материальную ответственность.
- Ошибки учетных единиц. Например, в накладной указано, что товар приходит по упаковкам, а не поштучно. По остаткам товар фиксируется в штуках, а система содержит данные по упаковкам.
Справка! Подобные ошибки чаще всего относятся к расходным материалам. Уделите внимание этому пункту, если ваше заведение реализует блюда на вынос или с доставкой. В себестоимость целесообразно включать расходники. Это позволит анализировать управленческую отчетность прозрачно и объективно.
- Дублирующиеся позиции. Например «замороженная форель» и «форель замороженная». Технологические карты содержат одну позицию, а для прихода используется другая. Такие недочеты легко выявить во время инвентаризации.
- Несоблюдение техкарт. На кухне и в баре наблюдается перепорционирование.
- Чрезмерное количество складских остатков. Лучше заказывать меньше продукции, но чаще. Замороженный остаток отрицательно влияет на маржинальную прибыль.
- Неточности в расчетах. Если наблюдается постоянное расхождение остатков по определенной позиции, рекомендуется проверить карты калькуляций по ней.
- Факты воровства.
- Возможности оптимизации продаж с помощью программы лояльностей.
Как избежать воровства в ресторане
Чаще всего хищение происходит с помощью многократного использования одного и того же стола с «постоянным» заказом. Способ реализует персонал заведений с небольшим меню. Как правило, используются топовые позиции.
После взятия заказа в работу сотрудник печатает пречек для посетителя, но позже отменяет его, а стол остается открытым. При следующем заказе пречек распечатывается повторно – то есть по одному столу проходит несколько заказов.
Способы предотвращения воровства
- На протяжении смены нужно контролировать «висящие» столы, которые долго находятся в открытом состоянии;
- Анализировать среднюю продолжительность обслуживания. При каком-либо отклонении нужно посмотреть смены и сотрудников, при работе которых наблюдаются задержки. В некоторых ситуациях может потребоваться глубокий анализ столов с учетом заказов. Это позволит определить закономерность;
- Провести внеплановую инвентаризацию по выборочным единицам (а именно тем, которые используются чаще всего).
Как решать вопросы с расхождениями?
Администраторы должны знать, как читать отчеты, а также объяснять причины расхождений (в большую и меньшую сторону). Речь идет не об оправданиях, а о компетентном анализе:
- Рассмотрение расчетов и техкарт;
- Проверка учетных единиц в системе;
- Внедрение бонусов для продуктов, которые выходят в плюс ввиду технологических и производственных факторов;
- Ведение дополнительного контроля по позициям, по которым регулярно фиксируется недостача;
- Проведение дополнительного обучения для начинающих поваров.
Этапы анализа:
- Выделение позиций, по которым есть несоответствия;
- Проверка накладных по позициям, которые не являются производственными (напитки, сладости и пр.). По этим позициям следует проверить накладные. Если ошибки отсутствуют, то недостача может быть связана с воровством, несписанных просроченных товарах, невнимательности при оприходовании;
- Если речь идет о продуктах собственного производства, необходимо проверить калькуляции и технологические карты. Если ошибок не выявлено, нужно проверить работу поваров (соблюдение рецептуры).
Какой процент недостачи считается нормой?
Любая недостача не является нормой. Она связана с неорганизованностью и ненадлежащим контролем.
Что касается списания:
- Кофейни – не более 5% для готовой продукции (купленной). Для удержания данного показателя в пределах нормы рекомендуется следить за корректностью оформления заказов. Отметим, что этот показатель не может быть нулевым, так как это приведет к пустым витринам;
- Заведения, где продается фастфуд – до 5%. Касается всей продукции (заготовок и полуфабрикатов);
- Кафе и рестораны, где все блюда готовятся по заказу – не более 3% (при более высокой недостаче можно говорить о больших объемах остатков, неграмотном оформлении заказов и других ошибках).
Особенности ресторанной инвентаризации
Переучет в заведениях, реализующих готовую продукцию, проводится путем поштучного учета. Мероприятие рекомендуется проводить регулярно – чем чаще, тем лучше. Многие предприятия пересчитывают наименования ежедневно. Такой подход позволит своевременно выявить неточности в документации, воровство и пр.
То же самое относится к барам – администратор считает продукцию во время закрытия смены.
Что касается заведений, работающих на вынос или с доставкой, рекомендуется вести учет как по продукции, так и по расходным материалам. Они должны содержаться в калькуляционной карте и быть включены в себестоимость.
Заведения, ведущие самостоятельное производство, должны иметь остатки – это показатель правильного использования тех. карт и рациональных закупок.
Переучет бара и кухни: подводные камни
Наиболее распространенная проблема связана с учетом заготовок. Есть продукты, которые используются как на баре, так и на кухне. Чтобы не допускать ошибок, нужно считать остатки отдельно по бару и по кухне.
Еще один способ оптимизации учета – внеплановый переучет по конкретным позициям. Важно, чтобы это было неожиданно для персонала. Немаловажно контролировать причины списания. Ежедневный контроль позволит исключить непонятные ситуации либо свести их к минимуму.
Отличным решением для заведений любого типа и размера станет внедрение автоматизированной системы учета.
Желаем удачи!
