Инвентаризация финансовых обязательств любой организации является такой же обязательной процедурой, как и учет активов. Она необходима в первую очередь для того, чтобы руководство могло иметь понятие о действительном финансовом положении. Объективная оценка задолженностей позволяет своевременно принять меры для их погашения или списания при отсутствии возможности выплатить необходимую сумму.
Процедура регламентируется следующими актами:
Согласно п. 27 ПБУ № 34н инвентаризация финансовых обязательств должна быть проведена непосредственно перед составлением и подачей бухгалтерской документации в контролирующие органы, при этом все положения должны быть исполнены в полной мере без исключения. В частности, обязателен к соблюдению пункт 74, в котором прописано, что в отражающих баланс документах должны быть указаны только урегулированные суммы после их сверки с бюджетом и кредитными организациями, в противном случае бухгалтерская отчетность считается недействительной.
Как и обычная инвентаризация активов, процедура учета финансовых обязательств должна быть завершена перед закрытием годовой отчетности до 31 декабря – проверка проводится относительно всего предыдущего календарного года, начиная с 1 января. Есть и другие причины для обязательного проведения инвентаризации, в частности, она необходима при реорганизации компании или ее полной ликвидации.
Согласно приказу Минфина № 49 за 13.06.1995 г. проверке подлежат следующие расчеты:
Для сверки расчетов по финансовым обязательствам используются акты по форме принятой в компании за унифицированную или стандартизированного типа, установленного контролирующими органами, обмен документацией с которыми планируется производить.
В первую очередь законодательные акты касательно инвентаризации финансовых обязательств направлены на то, чтобы урегулировать расчеты по кредитным отношениям с банками независимо от срока действия договора – учету подлежат как долгосрочные, так и краткосрочные соглашения. При инвентаризации каждый договор рассматривается в отдельности в зависимости от типа займа и кредитора (банки, партнеры, кредитные организации и т.п.). Также рассматривается законность и основания отнесения того или иного обязательства на определенный счет. Отдельно от основной суммы кредита оцениваются начисленные проценты. Другая отдельная статья в инвентаризационной ведомости – просроченные выплаты и повлекшие это обстоятельства.
В обязательном порядке производится сверка указанных в декларациях налогов и страховых взносов, с суммами расходов на соответствующих субсчетах указанными в отчетности. В задачи инвентаризационной комиссии входит также проверка своевременности передачи отчетности, а также перевода указанных сумм на счета налоговой службы, страхового или пенсионного фонда и прочих служб. При наличии задолженности фиксируется точное число ее образования.
Если речь идет об инвентаризации обязательств не с государственными органами, а с покупателями товара и заказчиками услуг по бухгалтерскому счету 62, используются акты сверки сумм на счете. В основном задолженность перед такими юридическими лицами возникает в связи с выплаченными предварительно авансами, так что именно на эти статьи финансовой отчетности следует обратить особенное внимание.
Если рассмотреть основные цели инвентаризации финансовых обязательств, можно выделить три основных пункта, которые должны быть выявлены:
По поводу последнего – выявленные безнадежные задолженности со сроком давности до 5 лет переносятся на балансовый счет 007 и могут быть истребованы в том случае, если это будет позволять изменившаяся финансовая ситуация. Для отнесения задолженности в раздел безнадежных должна быть соблюдена соответствующая процедура, включающая в себя выпуск приказа руководителя, а также заполнение необходимых документов.
Инвентаризация задолженностей перед поставщиками или компаниями-подрядчиками может производиться в соответствии с двусторонними актами – необходима сверка представленных в них информации с реальным положением дел.
Выданные под обязательства ответственных сотрудников средства со счета 71 также относятся к финансовым обязательствам, поэтому подлежат инвентаризации в рамках намеченной процедуры. Проверяется следующее:
Документы с подписью руководителя, подтверждающие разрешение на выдачу средств проверяются в первую очередь.
Самой главной статья бюджета, подлежащей проверке в данном случае, является заработная плата сотрудников. Производится сверка информации из регистров бухгалтерии с данными из первичных ведомостей. При этом выявляются депонированные средства с соответствующего счета или прочие возможности устранения задолженностей.
Проверке подвергаются и прочие расчеты с персоналом, не имеющие отношения к заработной плате. Например, это займы, материальная помощь, возмещение полученного сотрудниками по той или иной причине ущерба. Производится проверка документов, подтверждающих правомерность выдачи таких средств – это могут быть свидетельство о браке, договоры обязательств по займу и т.п.
Существуют особые причины возникновения обязательств, но, в любом случае, их инвентаризация проводится по стандартной процедуре.
Например, это касается задолженностей в результате порчи товарно-материальных ценностей или их хищения. Виновная сторона зачастую пытается оспорить такие задолженности, поэтому при сверке должны быть учтены все сопутствующие возникновению таких обязательств обстоятельств.
Проверке подвергаются:
Инвентаризацию финансовых обязательств не стоит проводить силами собственных сотрудников, так как это достаточно сложный процесс, способный оказать значительное влияние на дальнейшую деятельность организации.
