Управление рестораном подразумевает множество взаимосвязанных процессов – контроль закупок, прибыли, расхода продуктов и их списания. Причем все они намного интенсивнее, чем в любых других сферах бизнеса. В связи с этим необходимы частые инвентаризации – регулярные ревизии позволяют исключить большинство проблем, вызывающих дополнительные расходы и снижение прибыли.
Главным звеном в работе любого подобного заведения является кухня. Поэтому инвентаризации в большей степени затрагивают имеющиеся в распоряжении поваров продукты и инвентарь. Материально ответственные лица и руководство всегда должны быть в курсе актуального положения дел, чтобы иметь уверенность в наличие ингредиентов для любого внесенного в меню блюда.
Полная инвентаризация ресторана в обязательном порядке, как и в случаях с любыми другими организациями, обычно проводится по предусмотренным законодательными нормами причинам – перед сдачей годовой отчетности, смены МОЛ, реорганизацией или продажей бизнеса. Но выборочные (или неполные) проверки, например, для контроля наиболее дорогостоящих продуктов, хищением которых злоупотребляют недобросовестные работники кухни во многих ресторанах, проводятся регулярно со следующей периодичностью:
Также практикуются внеплановые выборочные инвентаризации, которые проводятся без предупреждения сотрудников в произвольное время при наличии подозрений в хищении одного или нескольких членов персонала.
Во многих случаях выявленные расхождения возникают по причине ошибок в технологической карте, которые приводят к тому, что на приготовление блюд списывается меньшее или большее количество продуктов, а это, в свою очередь, вызывает внесение некорректных данных в систему бухгалтерского учета. Помимо этого, следует учитывать, что сотрудники кухни работают в режиме высокой интенсивности, особенно в часы пик при полной посадке, так что могут попросту забывать списать выданные средства бытовой химии или выброшенные испорченные продукты. Не редки и умышленные приписки, когда некоторая часть продуктов уходит на сторону.
Для начала работы инвентаризационной комиссии нужны следующие документы:
О плановой ревизии персонал следует предупреждать заблаговременно – для этого необходим приказ директора или управляющего. Этим же документом назначается инвентаризационная комиссия. Так как ресторан отличается от организаций других сфер бизнеса меньшим числом персонала, поэтому важно распределить сотрудников таким образом, чтобы никто не проверял подотчетные самому себе активы (например, бармен не должен пересчитывать остатки алкоголя). Но, для получения наиболее точных и объективных результатов, мы рекомендуем обратиться к специалистам компании ПрофСостав.
Нет никаких строгих правил касательно непосредственно самой процедуры проверки, но некоторым рекомендациям все же стоит следовать, чтобы избежать ошибок:
Следует отметить, что некоторые продукты дают различные доли отходов в зависимости от сезона, к примеру, картошка или капуста. Этот момент должен быть отражен в технологических картах, которые корректируются несколько раз за год. Способ подсчета остатков алкоголя зависит от того, в каких единицах – бутылках или литрах – они отражаются в бухгалтерской отчетности. В последнем случае для точного определения остатков в открытых бутылках используются специальные мерники.
В первую очередь, следует сказать, что небольшие недостачи или излишки в ресторанном бизнесе являются нормой. От них никто не застрахован, особенно это касается стартовых месяцев, когда большинство процессов находится еще в процессе отладки. Например, указанный в технологических картах расход продуктов может быть ниже или выше фактического, но впоследствии на основании наблюдений выводятся правильные параметры. Вообще нормой считаются отклонения в 3% от месячной прибыли. Если расхождения больше, значит необходимо принимать меры для предотвращения более серьезных проблем.
Чаще всего инвентаризация выявляет следующее:
Мы рассмотрели основные особенности инвентаризации в заведениях общественного питания и выяснили, чем процедура отличается от проводимой в компаниях, специализирующихся на других видах бизнеса. Конечно, использовать сторонних аудиторов для ежедневной ревизии нецелесообразно, но к ежемесячным и обязательным проверкам лучше привлечнь специализированную компанию. Специалисты компании ПрофСостав выполнял инвентаризацию ресторана в самые короткие сроки, с соблюдением всех установленных норм и без ущерба для работы заведения.
