Москва+7 (495) 540-50-48
Санкт-Петербург+7 (812) 425-35-85

e-mail

insta

вк

Пресс-центр

Пресс-центр

img-svg

Инвентаризация имущества компании – что это и зачем это делать

Инвентаризация считается наиболее эффективным способом контроля состояния и наличия имущественных ценностей организации.

Тем не менее руководители и учредители далеко не всегда соблюдают установленный порядок проведения процедуры ввиду затрат и определенных сложностей.

Дело в том, что для осуществления такой проверки нужны технические и кадровые ресурсы, время, но результат не всегда оправдывает ожидания. Издержки проявляются в:

  • Получении неоднозначных данных;
  • Сложности и интерпретации;
  • Ошибки в документах, что препятствуют возможности подтвердить ущерб для последующего взыскания.

Алгоритм проведения инвентаризации

Рассмотрим алгоритм инвентаризации имущества предприятия, предоставим базу документов, опишем принцип работы с результатами. Также стоит отметить, что такую инвентаризацию называют "Инвентаризация ОС".

Качественный мониторинг имущества организации – самый правильный способ объективной его оценки. Если к бухгалтерской документации вопросы отсутствуют, то фактическое положение дел может обстоять совершенно не так. По этой причине важно проводить проверку имущественных ценностей.

Цели такой инвентаризации:

  • Фактическая сверка и уточнение имущества, числящегося на балансе организации;
  • Проверка соответствия элементов имущественной базы, оценка их качества, состояния, работоспособности;
  • Выявление излишков и недостачи;
  • Контроль соблюдения условий хранения и эксплуатации имущества.

Сроки инвентаризации и составляющие имущества

Имущество включает как материальные, так и нематериальные запасы, используемые в рамках ведения хозяйственной деятельности предприятия.

Сюда относятся объекты недвижимости:

  • Участки земли;
  • Производства и склады;
  • Дополнительные строения.

Движимое имущество:

  • Транспортные средства;
  • Топливные ресурсы;
  • Оборудование.

Имуществом также считается продукция в готовом виде, сырьевая база, запасы, активы и другие ценные бумаги, наличные и безналичные материальные ресурсы.

Нематериальные ценности могут быть представлены в виде:

  • Промышленных образцов;
  • Патентов и запатентованных технологий;
  • Контрактов об отчуждении исключительных прав;
  • Программного обеспечения;
  • Авторских прав;
  • Информационных баз.

Подобно другим типам инвентаризации, ревизия основных средств на предприятии может быть плановой либо внеплановой. Вторая проводится, как правило, частично, поскольку полноценную проверку выполнить за короткое время на практике довольно сложно.

Что касается плановой ревизии, она может быть как полной, так и частичной. Частичная подразумевает проверку определенного типа имущества (например, только недвижимость или только нематериальные ресурсы).

Основные средства должны пересчитываться в обязательном порядке хотя бы каждые три года. А полноценная инвентаризация всего имущества является обязательной в ряде случаев:

  • Смена материально ответственных лиц;
  • Перед формированием бухгалтерской отчетности за год;
  • При выявлении кражи или порчи имущества;
  • При ликвидации предприятия либо смене формы собственности;
  • После техногенных или стихийных бедствий, которые привели к повреждению имущества.

Если имущество передается арендатору или реализуется, возможно проведение ревизии только по этому имуществу. Например, если арендовать планируется автопарк, то проверять нужно непосредственно транспортные средства. Проверка офисных помещений, мест хранения, мастерских и других объектов не обязательна.

Но учредитель или представитель руководства вправе стать инициатором проведения переучета в других случаях. Со стороны законодательства никаких ограничений нет.

Как проводится ревизия

Порядок проведения ревизии регламентируется Методическими указаниями переучета по отношению к имуществу и финансовым обязательствам (№ 49, от 13 июня 1995). В документе содержится основная информация, касающаяся регламента и документации.

Специалисты компании Профсостав предлагают материал, отражающий порядок заполнения документов, а также важные нюансы, влияющие на объективность результатов. Объективные результаты можно использовать с целью возмещения потенциального ущерба.

На практике нередко случается так, что ввиду отсутствия подписи на акте, отсутствии приказа или некорректно сформированной описи, результаты признают недействительными. Это значит, что материально ответственное лицо не может быть призвано к фактической ответственности.

Подготовительный этап

В ходе подготовки к переучету отбирается инвентаризационная комиссия.

В нее входят:

  • Руководящие лица;
  • Бухгалтеры;
  • Экономисты;
  • Юристы;
  • Сотрудники технического отдела.

Для утверждения состава руководитель подписывает соответствующий приказ. В данном документе также содержится информация о сроках, объеме ревизии, а также типе проверяемого имущества. Каждый представитель комиссии должен ознакомиться с документом, подписать его.

Важно! В комиссию не могут входить материально-ответственные лица. Они не имеют права участвовать в проверке, поскольку сами являются проверяемыми. Но их присутствие в ходе инвентаризации является обязательным.

В качестве документальной базы комиссия использует приходно-расходную документацию со сведениями о проверяемом имуществе.

Материально ответственный сотрудник предоставляет их в отдел бухгалтерии под расписку.

Кроме того, на подготовительном этапе нужно подготовить описи по списку:

  • Форма ИНВ-1 (для ОС);
  • ИНВ-3 (для ТМЦ, оформляется для каждого материально-ответственного лица отдельная опись);
  • ИНВ-5 (для ТМЦ, которые находятся под ответственным хранением);
  • ИНВ-6 (ТМЦ, которые находятся в дороге – поставляются на склад или доставляются клиенту);
  • ИНВ-11 (расходы по будущим периодам);
  • ИНВ-15 (наличные средства).

ИНВ – это унифицированные учетные формы (Госкомстат), предназначенные для отражения результатов проверки. Их использование – не обязательно. Акты и описи допускается составлять в произвольной форме, в соответствии с учетной политикой предприятия.

Инвентаризация

После подготовки проводится непосредственно инвентаризация. Утвержденные члены комиссии приходят в место (места) ревизии для фактической проверки активов, оценки их состояния, качества, условий хранения.

Для проверки сырья, готовой продукции, товарных запасов выполняют замеры, взвешивание. Также проверяются сроки годности для изъятия продукции с подходящими либо истекшими сроками из оборота.

В ходе проверки недвижимости оценивается целостность объектов, их соответствие заявленным характеристикам (кол-во этажей, планировка и другие параметры).

По отношению к транспортным средствам и оборудованию проводится проверка техпаспортов и других сопутствующих документов.

Этот этап считается наиболее сложным и дорогостоящим, поскольку:

  • Нужно организовать фактическое присутствие всех членов комиссии. Даже если отсутствовать будет хотя бы один представитель, итоги ревизии, с большой вероятностью, признают недействительными;
  • Для осуществления проверки нужны специализированные инструменты, оборудование для замеров, программное обеспечение, исходные документы по объектам. На практике подготовить все в кратчайшие сроки получается не всегда;
  • Собрать линейных сотрудников и организовать работу погрузчиков для выполнения практических мероприятий (перетягивание, проведение замеров, взвешивание, загрузка, выгрузка и т. д.);
  • Нужно подготовить комплектующие и материалы для опечатывания объекта (если длительность процедуры превышает рабочий день/рабочую смену);
  • Необходима установка сейфа, в котором будут временно храниться описи и предварительные результаты в период отсутствия членов комиссии (перерывы, ночное время).

Ревизия на производстве и прочих технологических объектах, потребует помощь профессионалов технической специализации. Они нужны для точной идентификации ТМЦ без маркировки, знают специфику хранения, что позволяет дать объективную оценку состояния проверяемых ценностей.

Система штрих-кодов – большой плюс для организации. Ее наличие существенно упрощает обработку материальных активов. Работа ведется по номерам, артикулам или штрих-кодам – эти данные предоставляют информацию о приходе, хранении и т. д.

По фактическому имуществу составляются описи, после чего текущие данные сопоставляются с бухгалтерской документацией. При выявлении несоответствия по количеству нужно составить сличительные ведомости в двух образцах. Ведомости составляются по форме, утвержденной политикой организации.

Вопросы, касающиеся расхождений, решаются на основании приказа руководителя. Он является основанием для введения правок в бухучете, после чего могут инициироваться контролирующие мероприятия.

Результаты инвентаризации, проведенной перед сдачей отчетности за год, вносятся в годовой баланс. Непригодное имущество и брак подлежат списанию.

Результаты ревизии

Итоги проверки вносятся в акт. Он составляется в регламентированной либо свободной форме. С учетом поставленных задач и целей, в акт включается имущество в полном объеме либо для каждого актива составляется отдельный документ.

При выявлении значительных недостач либо неучтенных материальных активов, лучше всего провести переговоры инвентаризационной комиссии, составить протокол. Это не является обязательным, но при передаче дела в суд, с его помощью будет легче подтвердить факт причиненного ущерба. Суд рассматривает такие протоколы при сборе доказательств.

Как лучше проводить инвентаризацию

Многие предприниматели, желая сэкономить, решают провести ревизию самостоятельно – то есть с привлечением только штатных работников. Экономию можно назвать только условной, ведь придется покрывать часы сверхурочной работы комиссии и сотрудникам, останавливать слаженный процесс работы и производства. Любой пробел всегда сопровождается финансовыми убытками для бизнеса.

Есть еще один вариант проведения ревизии – независимая инвентаризация от аутсорсинговых экспертов. Такой подход гарантирует получение объективных данных, позволяет провести ревизию без остановки процессов. Кроме того, проверку по всем подразделениям и филиалам можно провести одновременно. Независимые специалисты не заинтересованы в подделывании результатов.

Обратиться за услугами вы можете в компанию Профсостав. Преимущества сотрудничества с нами:

  • Наличие передового программного обеспечения, технического оснащения;
  • Профессионализм команды, слаженная работа;
  • Проведение синхронизированной инвентаризации в любой географической точке, независимо от масштаба;
  • Соблюдение конфиденциальности;
  • Работа при условии жестких ограничений по времени с соблюдением оговоренных сроков;
  • Предоставление отчетности в удобной заказчику форме.
Связаться с менеджером