Регулярная инвентаризация в ресторанном, как и в любом другом бизнесе – обязательная процедура, позволяющая определить уровень финансовых потерь за отчетный период и принять меры по их предотвращению в будущем. При неправильном подходе она может затянуться и дать некорректные результаты.
В статье мы рассмотрим 4 основных этапа успешной инвентаризации в ресторане с минимальными трудозатратами в кратчайшие сроки.
Это самый важный момент в организационном плане – необходимо заранее подготовить следующие документы:
При соблюдении всех пунктов предыдущего этапа, инвентаризация ресторана займет не более 1-го дня. Настоятельно рекомендуется непосредственное участие шеф-повара в подсчете продукции. Это является одним из основных мотивирующих факторов для кухонных работников, а также упрощает процедуру – шеф всегда в курсе того, какие ингредиенты должны присутствовать в каждом цехе.
Если сразу же внести данные по итогам инвентаризации в программу для учета или базу данных WMS, нельзя гарантировать отсутствие ошибок. Поэтому необходимо проанализировать информацию и сравнить цифры с накладными по продуктам и прочим подвергнутым учету предметам. После устранения найденных ошибок в программе составляется предварительная сличительная ведомость. При этом наиболее серьезные объемы излишков и недостач отправляется на повторный пересчет, а все остальное должно быть внесено в базу не позднее, чем через сутки после инвентаризации, чтобы данные не потеряли актуальность.
После того, как будут устранены все допущенные ошибки, рекомендуется собрать комитет по инвентаризации, который разберет обнаруженные излишки и недостачи, а также выявит их причины. На заседании комитета принимаются решения, позволяющие снизить или полностью исключить возникновение подобных проблем в следующем отчетном периоде. Устанавливаются сроки внедрения принятых решений и назначаются ответственные за эти мероприятия сотрудники.
Процент расхождений необходимо высчитывать регулярно, чтобы определять тенденцию его роста или снижения. Высчитывается этот показатель очень просто – общая сумма по недостачам и излишкам делится на полученную за отчетный период прибыль.
Для получения максимально актуальных и корректных результатов вся процедура должна длиться не более недели.