Инвентаризация – это обязательная процедура для любого магазина, занимающегося розничными продажами. Она предназначена для получения фактической информации об остатке товаров, а также составления оптимизированного плана закупок. Сегодня мы хотим рассказать о том, как правильно провести инвентаризацию в розничном магазине, затратив на это минимум времени и средств.
Основной процесс заключается в сопоставлении фактического объема остатков товара и указанного в документах количества. Таким образом можно обновить базу данных и определить, не имеют ли место халатность или хищения со стороны ответственных сотрудников.
Отметим, что в ходе инвентаризации в розничном магазине производится не только учет ассортимента товаров, но и проверка всех материальных и нематериальных активов, в том числе, финансовых средств.
Владелец или директор розничного магазина может проводить инвентаризацию на свое усмотрение с любой частотой (не считая плановой проверки, которая должна проходить минимум раз в год, в соответствии с законодательством РФ). Но, помимо этого, есть несколько причин, по которым процедура инвентаризации также обязательна:
В любом случае инвентаризация может быть запущена только в результате решения руководства (если не имеется других причин, связанных с нарушением законодательства). Директор назначает срок начала и окончания процедуры – длительность может быть разной и зависит от типа инвентаризации, а также объема подлежащих проверке товаров и/или активов.
На этом этапе по форме ИНВ-22 разрабатывается и утверждается приказ о проведении инвентаризации – без него результаты проверки не могут считаться действительными. В нем прописываются сроки проверки, а также состав участников комиссии. В нее должны входить материально ответственное лицо и бухгалтер. Для небольших магазинов, в которых владелец является единственным сотрудником, при обязательной ежегодной ревизии комиссия состоит из него одного. В больших магазинах директор может быть одним из членов комиссии.
Материально ответственными лицами в розничных магазинах считаются сотрудники, занимающие следующие должности:
Чтобы не закрывать магазин на время ревизии и не нести убытки из-за простоя и истечения срока годности скоропортящихся товаров, рекомендуется заниматься этим в часы минимальной проходимости посетителей. Для ускорения и упрощения процесса можно использовать терминалы сбора данных для считывания штрихкодов.
В соответствии с законодательными нормами, при подсчете товаров необходимо соблюдать следующие правила:
После окончания предыдущего этапа составляется специальный документ – счислительная ведомость, в которой отображаются расхождения (или соответствие) реального объема товара и указанного в отчетной документации. В составлении такой ведомости обязательно должен принимать участие бухгалтер (или, если такового нет, выполняющий его обязанности сотрудник).
Ведомость заполняется в двух экземплярах. Один предоставляется сотруднику, несущему материальную ответственность за товары, пересчитанные в ходе ревизии. Второй предназначен для бухгалтерской отчетности. В ведомостях указывается не только количественное расхождение между фактическим и документальным остатком, но и его причины.
По результатам инвентаризации может быть назначено повторная. Это происходит при выявлении следующего:
После повторной инвентаризации (если она потребовалась) составляется новая ведомость, на основании которой подводятся итоги проверки и производится списание недостач. Итоги ревизии утверждаются соответствующим приказом директора магазина, после чего становятся возможными внесение изменений в бухгалтерскую отчетность, оформление взысканий и прочие процедуры.
При подведении итогов проверки на основании полученных результатов могут быть выявлены следующие виды нарушений:
При обнаружении излишков они обычно принимаются на баланс как внереализационные доходы. Все остальные варианты подразумевают санкции в отношении материально ответственных лиц или погашение суммы за счет магазина (в зависимости от причин и степени причастности сотрудников).
Инвентаризация ТМЦ в розничном магазине позволяет решить сразу несколько задач. В первую очередь это добавление актуальной информации в базу учета товаров. Также по результатам проверки могут быть выявлены недобросовестность или халатность сотрудников, хищения, нарушение условий хранения – все это после определения причин исправляется, что приводит к повышению доходности и эффективности работы персонала.