Подготовка магазина.
На проведение каждой инвентаризации должен существовать приказ по унифицированной форме ИНВ-22 с указанием даты проведения, групп товаров, подлежащих инвентаризации (при проведении инвентаризации по группам) и состава инвентаризационной комиссии.
Приказ о проведении инвентаризации содержит указание дат начала и окончания подсчетов. В 1-й день подготовки отделом контроля совместно с администрацией магазина разрабатывается план подготовки и проведения инвентаризации по следующей схеме:
а. Совместно с менеджером по пересчету составляется план-схема магазина в соответствии с зонным делением склада и зала. Каждой инвентарной зоне присваивается свой уникальный номер, который будет соответствовать номеру инвентарной зоны для подсчета количества товара в этой зоне.
б. Определяются объемы и сроки дополнительных работ по подготовке и проведению инвентаризации.
в. Определяется количество сотрудников, требуемое на каждый день для дополнительной работы по подготовке и проведению инвентаризации. Составляются списки счетных групп и график их работы.
Подготовка помещений склада и зала заключается в следующих пунктах:
Весь товар подобран и расставлен для удобства подсчета; При проведении инвентаризации в несколько этапов, товар должен быть перегруппирован таким образом, чтобы товары, относящиеся к группам, участвующим в подсчетах, не были смешаны с товарами, относящимися к другим этапам инвентаризации.
Весь товар на складе и в зале промаркирован (имеет ценники в зале) и маркировка (ценники в зале) соответствует действительности;
Подготовка склада должна быть завершена за день до подсчетов, подсчеты склада производятся за день до начала пересчета зала все сроки согласовываются с отделом контроля.
Перед началом подсчетов администрация магазина дает расписку, что все приходные и расходные документы закрыты.
Проведение подсчетов ТМЦ.
В каждой зоне сканируется PLU (Код товара), зоны выдаются на ТСД менеджером по пересчету. Из переписанных помещений разрешается вывозить товар до момента подсчета, ввозить и перемещать товар до окончания пересчета строго запрещено.
Для подсчетов выделяются счетчики- ревизоры в нужном количестве. Каждому счетчику-ревизору менеджером по пересчету назначаются зоны для просчета. Счетчик-ревизор просчитывает весь товар, находящийся в этой зоне и только в этой зоне!!! Затем посчитанная зона закрывается командой на ТСД. После того как каждая зона посчитана дважды. Первый и второй просчет сверяются и несовпадающие позиции выносятся в сверочный лист и просчитываются еще раз.
Когда начинается подсчет склада с этого момента прекращается всякое перемещение товара из/в подсобные помещения склада. После подсчета помещения опечатываются печатью комиссии. Срыв печати служит поводом для пересчета товара в данном помещении.
Прием товара во время инвентаризации осуществляется в таможенную зону (специально отведенные пустые помещения), с разрешения и под контролем инвентаризационной комиссии.
При пересчете торгового зала также запрещены любые перемещения между обозначенными инвентаризационными зонами. Товар который был найден в зоне не относящийся к этой группе считается там где он был найден, что бы избежать задвоений и излишков. Торговый зал не открывается до тех пор, пока не будет произведен контрольный пересчет, или с разрешения комиссии после окончания всех подсчетов.
Подсчеты результатов и оформление документации.
После проверки правильности ввода всех зон получается предварительная сличительная ведомость. Исходя из анализа этой ведомости, по предложению комиссии может быть создан список товаров, для контрольного пересчета. Осуществляется пересчет этих товаров, и инвентаризационной комиссии предъявляют найденный товар. Зона контрольного подсчета вводится в компьютер и сверяется.
Менеджер по пересчету передает сотруднику отдела контроля полученные данные в ходе инвентаризации. Если были предоставлены данные по учетному количеству (цене) то менеджер с случае необходимости может сформировать унифицированные формы ИНВ-3, ИНВ-19.
Сотрудник отдела контроля загружает в учетную систему данные полученные от менеджера по пересчету. Производится процедура списания недостач и приходывания излишков по результатам инвентаризации.
Распечатывается и подписывается инвентарная опись.
Инвентарная опись, Сличительная ведомость сдаются в бухгалтерию. На этом инвентаризация считается закрытой.
Ответственность
Администрация магазина несет полную ответственность за выполнение всех пунктов, касающихся подготовки магазина к инвентаризации.
Невыполнение хотя бы одного из пунктов служит основанием для отмены инвентаризации и невыполнения приказа по вине магазина.
За техническое проведение подсчетов ответственность возлагается на менеджера по пересчету.
Отдел контроля решает организационные вопросы, контролирует процесс подготовки и провидения инвентаризации, оказывает необходимую помощь при подготовке менеджеру по пересчету.
