Сведение рисков к минимуму в финансовых операциях,
Независимая инвентаризация, аутстаффинг, кадастровая деятельность
Москва +7(495) 540-50-48Санкт-Петербург +7(812) 425-35-85

Аутсорсинг в ведение финансовых операций минимизация рисков

При принятии решений о совершении бухгалтерских операций сторонней организацией, руководитель компании опасается возникновения различных негативных последствий. В данной статье мы постараемся рассказать о наиболее часто встречающихся проблемах и мерах, которые может предпринять директор, чтобы свести все риски к минимуму. 

Риски, возникающие на этапе поиска компании для аутсорсинга, а также при оформлении договоров о передаче ведения учета. 

- При заключении договора о ведении аутсорсинга, компания передает финансовые сведения другой организации, что влечет за собой риск разглашения важной коммерческой информации. Чтобы минимизировать данный риск необходимо: 

• жестко регламентировать все условия передачи и использования информации, и прописать это в договоре;
• помимо основного договора заключить дополнительное соглашение о неразглашении информации; 
• четко прописать штрафные санкции за невыполнение договора и соглашения. 

- Всегда существует риск допущения ошибок сотрудниками аутсорсинговой компании начисления и уплаты налогов, что ведет к штрафным санкциям. Чтобы избежать такого риска и не нести убытков необходимо: 

• выбирать аутсорсера с застрахованной ответственностью; 
• включать в договор пункт о материальной ответственности и четко его прописывать. 

Риски, связанные с ошибками организации взаимодействия с аутсорсинговой компанией. 

- Проблемы в управлении бухгалтерами, работающими на вашем предприятии, и бухгалтерами аутсорсинговой компании. Возникновение этой проблемы может привести к ошибкам в учете или другим неприятностям, при этом сложно будет выявить виновного. Чтобы избежать данного риска, необходимо четко распределить ответственность между всеми участниками бизнес-процессов. Иногда сделать это не представляется возможным, так как в компании бизнес-процессы, как правило, перетекают один в другой, причем управление ими сосредоточено в руках разных специалистов: директора, бухгалтера, менеджера по продажам или другого специалиста. Идеальным выходом из ситуации будет составление специальной «матрицы ответственности», в которой расписывается последовательность всех бизнес-процессов, с указанием ответственных лиц при выполнении конкретных операций. Помимо этого, в матрице все установленные правила будут документально зафиксированы (на бумаге или в электронном варианте).

- Риск в отсутствии оперативной информации. Этот риск связан с тем, что аутсорсер не находится в офисе вашего предприятия постоянно. Минимизировать последствия данной проблемы можно следующим образом: необходимо подробно описать в договоре порядок предоставления информации аутсорсером заказчику. 

- Риск отсутствия контроля за деятельностью аутсорсера. Минимизировать риски можно следующим образом:

• разместить базу учета данных на своем сервере; 
• время от времени архивировать первичные документы, в том числе бухгалтерскую, налоговую и статистическую отчетность; 
• ограничить доступ специалистам аутсорсинговой компании в базу данных бухгалтерии; 
• обязательно требовать от аутсорсера при подписании акта выполненных работ следующих документов: 
- подтверждение сдачи отчетности в официальные органы: ФСН, статистику и внебюджетные фонды; 
- оборотно-сальдовые ведомости, подписанные ответственным специалистом. 

Ниже приведен пример того, как распределить обязанности и ответственность между специалистами вашей компании и аутсорсерами. Основные функции менеджера по продажам заключаются в следующем: установление контактов и взаимодействие с клиентами. В рамках этих функций менеджер обязан: 
- составлять и заключать договоры; 
- составлять отгрузочные документы; 
- производить контроль отгрузки; 
- обеспечивать получение документов с подтверждением о получении товаров; 
- контролировать соблюдения лимита отгрузок; 
- выставлять и рассылать счета на оплату и контролировать погашение дебиторской задолженности. 

Функции специалиста коммерческой службы заключаются в обработке договоров, накладных, счетов-фактур, доверенностей от клиентов на получение товара, счетов на оплату, актов сверок. Ниже мы подробно рассмотрим операции, которые предусматривают взаимодействие между менеджером по продажам, юристом, бухгалтером и сотрудником аутсорсинговой компании, а также основные принципы распределения ответственности. 

1. В обязанности менеджера по продажам входит ежедневное выкладывание в папку «Договоры на продажу» сканированных договоров, а также ежемесячная сдача в юридический отдел оригиналов документов по реестру. Папка должна находиться на специальном диске на сервере. Иногда, при сравнении с реестром может выясниться, что не все договора были сканированы и выложены в папку. Для того чтобы убедиться в наличии всех договоров, каждый месяц менеджером и юристом составляется и подписывается таблица, которая позволяет сравнивать количество оригиналов и сканированных договоров. До пятого числа каждого месяца, юрист обязан подать руководителю финансового отдела отчет о результатах сверки документов. В случае предоставления такой записки, за все несоответствия отвечает менеджер по продажам. В случае отсутствия данной записки, виновным становится юрист. Далее, юристу необходимо передать реестр договоров аутсорсеру под роспись согласно регламенту, установленному сторонами. 

2. Еще одна задача менеджера по продажам – каждую неделю передавать в бухгалтерию по реестру список накладных с печатью клиента, либо накладных, имеющих доверенность. Иногда эти документы представляются с недочетами: либо не в полном объеме, либо без печати контрагента, либо документы подписаны лицом, неуполномоченным для этого. Бухгалтер, ответственный за ведение счета 62, с помощью таблицы отгрузок выявляет документы, которые были оформлены ненадлежащим образом. Даная таблица с указанием недостатков передается менеджеру, который отвечает за взаимоотношения с клиентами и который обязан до 4 числа каждого месяца устранить недочеты. В случае не предоставления необходимых накладных, бухгалтер передает руководителю финансовой службы перечень с указанием клиентов, сумм и ответственных менеджеров. Менеджеры, которые вовремя не собрали все документы правильно, несут полную ответственность за это. Бухгалтер будет виноват в том случае, если он не предоставить перечень. Далее бухгалтер передает документы аутсорсеру, который будет исчислять налоги и нести ответственность за их учет, но только за ту величину реализации продукции, документы, на которую были правильно оформлены.

3. Еще одна функция менеджера по продажам – еженедельная передача счетов-фактур бухгалтеру, который отвечает за ведение счета 62. Подчеркнем, что счета-фактуры должны быть заверены лицом, на которое есть приказ о праве подписи. Первого числа каждого месяца бухгалтер составляет таблицу отгрузок. С помощью этой таблицы он сравнивает предоставленные менеджером сведения с фактически представленными правильно оформленными счетами-фактурами и имеющимися копиями приказов о праве подписи. Если до четвертого числа ответственный менеджер не предоставляет недостающие и исправленные документы, то бухгалтер передает список руководителю, где отмечает все проблемные счета-фактуры и указывает ответственного менеджера. Если бухгалтер этого не делает, то вся ответственность возлагается на него, а не на менеджера. Далее бухгалтер передает счета – фактуры в аутсорсинговую компанию. Обращаем ваше внимание, что аутсорсер не несет ответственности за некорректно оформленные счета-фактуры или за выставленные документы, которые были подписаны менеджером, не имеющего приказа на подпись. 

4. Следующая функция менеджера по продажам – сверка с дебиторами и кредиторами компании. Первого числа каждого месяца он получает акты сверки по каждому клиенту. Менеджер обязан передать эти акты контрагентам и получить их обратно с печатью и подписью. До шестого числа каждого месяца менеджер должен представить подписанные контрагентами акты сверок по предыдущему месяцу. Седьмого числа бухгалтер передает служебную записку руководителю, в которой отображает список клиентов, от которых нет подписанных актов. В случае не предоставления данной записки ответственность переходит с менеджера на бухгалтера. Бухгалтер, который отвечает за ведение счета 62, отдает документы в аутсорсинговую компанию. Обращаем ваше внимание, что контроль наличия актов сверки лежит на компании-заказчике. 


Советуем периодически приглашать аудиторов для проверки правильности ведения учета. С одной стороны это позволит убедиться в правильности составления документов и ведения учета в прошедших периодах, а с другой стороны, это поспособствует более ответственному выполнению своих обязательств аутсорсером в будущем.

Отзывы клиентов
Почему выбирают нас?
  • 1.
    Мы обладаем ресурсами для реализации проектов на федеральном уровне.
  • 2.

    Мы подбираем и обучаем персонал согласно вашим стандартам и требованиям.

  • 3.

    Мы отвечаем за качественную реализацию проекта.

Публикация